Wat veel mensen niet weten over draaitabellen

Wanneer tijdens een Excel-training “draaitabellen” aan de orde komen, verbaas ik me vaak over hoe weinig mensen hierover weten. Ook mensen die er al langer mee werken.
Daarom in deze blog een paar basisvaardigheden over draaitabellen die niet moeilijk, maar wel heel handig zijn.

De basis van een draaitabel

Een draaitabel is over het algemeen gebaseerd op een cellenbereik in de vorm van een tabel. Het is altijd een goed plan om van die gegevens EERST een Excel-tabel te maken en dan pas de draaitabel.
De reden: extra toegevoegde rijen en kolommen in dit cellenbereik worden dan automatisch meegenomen bij het vernieuwen van de draaitabel! Zo je er geen tabel van hebben gemaakt, dan moet je eraan denken dat je het cellenbereik handmatig moet aanpassen.

Je maakt een Excel-tabel van door het cellenbereik te selecteren en dan op de Tab Invoegen te kiezen voor Tabel ①. Excel vraagt dan of er kopteksten in de selectie zijn meegenomen ②. Excel vraagt hiermee dus of de eerste rij van dat cellenbereik de kolomomschrijvingen zijn.
Daarna is het cellenbereik een Excel-tabel geworden.
Als een cel in die Excel-tabel is geselecteerd herken je dat aan het extra tabblad in het lint met de naam Tabelontwerp. Daar kun je ook de naam van die tabel zien (over het algemeen Tabel<nr>) en kun je die naam aanpassen naar een zinvollere naam ③.

De rechtermuisknop is je BFF!

Meestal geeft men een opdracht voor een actie in een draaitabel via het speciale tabblad Draaitabel analyseren. Maar veel acties kun je uitvoeren via de rechtermuisknop op een cel in de draaitabel. En dat is vaak sneller en eenvoudiger.
Als je rechts klikt op een cel in het rijgebied krijg je het menu van ①. Bij het klikken op een van de resultaatcellen krijg jet het menu van ②.

TIP: niet alleen in draaitabellen is je rechtermuisknop je BFF: Best Friend Forever!

Meer berekeningen mogelijk met hetzelfde veld

Een veld waarmee je een berekening wilt maken zet je in het gebied Waarden. Bij een getal zal het dan worden opgesteld (Som van <veldnaam>).
Als je behalve de optelling ook bijvoorbeeld het gemiddelde en/of het aantal wilt berekenen, kun je dat veld vaker naar het gebied Waarden slepen. In eerste instantie zal het dan Som van <veldnaam>2/3/enz genoemd worden.
Maar via de rechtermuisknop in een van die resultaatcellen, kun je eenvoudig kiezen voor een andere berekening via Waarden samenvatten per.

Nog meer berekeningen direct mogelijk

Behalve de hierboven genoemde berekeningen, kun je de gegevens ook nog op een andere manier weergeven. Klik hiervoor ook weer op een resultaatcel en kies dan voor Waarden weergeven als. Je hebt nu een groot aantal berekeningen waaruit je kunt kiezen.

Kolombreedte niet meer automatisch aanpassen

Als je een draaitabel aanpast, zie je dat de kolombreedte zich automatisch aanpast. Dat kan handig zijn, maar niet altijd als er meer draaitabel op hetzelfde werkblad staan.
Je kunt dat uitzetten bij de instellingen van die draaitabel.

Klik met de rechtermuisknop in de draaitabel > Opties voor draaitabel.
Je krijgt dan een dialoogvenster met veel tabs. Op de tab Indeling & Opmaak kun je onder andere het automatisch aanpassen van de kolombreedte uitschakelen.

Volgorde aanpassen

De standaardinstelling is dat de items in het rijgebied in oplopende volgorde worden weergegeven ①. Maar … als er in het cellenbereik van de tabel een nieuw item bijkomt, zal die altijd onderaan geplaatst worden ②.
Je kunt die volgorde handmatig aanpassen door dat item te verslepen naar de gewenste positie ③of je klikt met de rechtermuisknop in een van de items > Sorteren > kies de sorteervolgorde ④.

Lay-out aanpassen

Draaitabel kun je in een andere layout zetten. Je regelt dat via de tab Ontwerpen > Rapportindeling. Er zijn 3 opties: de compacte, overzichts- en de tabelweergave.
Verder kun je daar met de knoppen Subtotalen en Eindtotalen aangeven of je die wel of niet wilt zien.
De standaardlay-out is de compacte weergave met subtotalen en eindtotalen.

Standaardontwerp zelf instellen

Gebruik je liever een andere lay-out als standaard, dan kun je dat instellen met Bestand > Opties > Gegevens > Standaardindeling bewerken.
Je kunt hier niet alleen het standaardontwerp aanpassen, maar ook de opties die je graag wilt zien voor nieuwe draaitabellen.