Gebruik nooit samenvoegen in Excel
Waarom je nooit “samenvoegen” moet gebruiken in Excel!
In mijn trainingen zie ik vaak dat mensen cellen samenvoegen “want dat ziet er zo netjes uit”. Mee eens, maar dat gaat wel vaak ten koste van andere functionaliteit. Het beperkt je bijvoorbeeld bij het sorteren, filteren, bij berekeningen en bij draaitabellen. Liever toch niet doen dus!
Daarover gaat dit blog … en natuurlijk heb ik ook een oplossing.
Oh en een extra tip aan het einde hoe je het nog beter kunt aanpassen met een echte tabel.
Wat zijn samengevoegde cellen?
Soms wil je midden boven een groepje cellen een tekst zetten en niet links ①. Bij ②zie je kwartaalnummer midden boven de maandnamen. In de groep Uitlijning kun je dan kiezen voor Samenvoegen en centreren ③. Het ziet er dan netjes uit. Je hebt van de cellen A2:D2 in feite één cel gemaakt (B2, C2 en D2 bestaan ook echt niet meer!).
Problemen die je dan kunt tegenkomen
Maar dan komen de problemen. Je wilt ook een jaartotaal hebben!
Links gaat dat prima ①, maar rechts heb je een probleem! Je kunt niet selecteren over alleen de D-cellen! Zodra je bij het selecteren over een samengevoegde cel gaat, zie je dat D overgaat naar A. Daarom wordt bij ② het gebied A4:D21 geselecteerd bij de som-functie! En dan klopt het jaartotaal niet!
Ook bij het sorteren zie je dat samengevoegde cellen een probleem kunnen opleveren.
De oplossing
Hoe kun je dan toch het kwartaalnummer netjes boven de 3 kwartaalmaanden krijgen zonder deze problemen?
Met Centreren over selectie.
Uitgangspunt is situatie 1. In A2 staat de tekst “Kwartaal 1”. Je selecteert A2:D2.
Vervolgens kies je voor de knop Uitlijning ①. Bij Horizontaal kies je Centreren over selectie ②.
Je probleem is opgelost. Het ziet er hetzelfde uit, maar je hebt niet dezelfde problemen!
Of nog beter…
Stel dat er ook productcategorieën bij staan in de kolom ervoor, zoals hieronder.
Je hebt dan wel een mooi rapport, maar als je de data verder wilt analyseren wordt het toch lastiger. We noemen deze tabelvorm ook wel een kruistabel: je leest de verkopen van categorie 2 van de maand maart op het kruispunt van de rij Cat 2 en Maart.
Beter is het dan om je data in tabelvorm te zetten, zoals hier. De data staan per rij.
Je hebt dan veel meer mogelijkheden voor analyses en rapportages. Daarover een volgende keer.
