Zoeken in de Office-programma's

In de enorme hoeveelheid gegevens op je computer zul je niet altijd exact weten waar iets staat. Dus zul je ‘zoeken’ vast wel eens gebruikt hebben. Het klinkt simpel, maar tijdens trainingen merk ik toch soms wat problemen hiermee of krijg ik een “Oh, DAT is handig!” te horen.
Hoe het zoeken gebeurt is niet in alle Microsoft Office-programma’s hetzelfde. Eenduidigheid is hierbij ver te ‘zoeken’ 😉!
Daarom dit blog over Zoeken.

Wat bijna altijd geldt bij Zoeken

Wat wordt gezocht?
Als je in een programma ‘zoeken’ gebruikt wordt er bijna altijd naar een combinatie van tekens gezocht. Dat betekent dat als je zoekt naar ‘scherm’ dat je dan niet alleen het woord ‘scherm’ vindt, maar ook bijvoorbeeld ‘beschermen’, ‘schermtijd’.
Waar wordt gezocht?
Als je tevoren een selectie hebt gemaakt, zal in eerste instantie alleen binnen die geselecteerde tekst/cellen/dia’s/map worden gezocht. Heb je geen selectie gemaakt, dan wordt overal gezocht. Bekijk bijzonderheden per programma hieronder.
Sneltoets
In de meeste programma’s kun je het zoeken starten met een vaste sneltoets: Ctrl+f van het Engelse Find). Vreemd genoeg is de sneltoets in Outlook anders, namelijk Ctrl+e.
Na die sneltoets moet je de zoektekens opgeven. Hoe dat gebeurt is niet in alle Office-programma’s hetzelfde.
Waar vind je het?
In de Office-programma’s vind je dit ‘zoeken’ op de tab Start met een loep-afbeelding erbij: in Word en PowerPoint is Zoeken een aparte opdracht ①, in Excel is het een opdracht in het menu bij Zoeken en selecteren ②. In Outlook staat het niet op een tabblad maar in de titelbalk bovenaan ③.

Omdat de verschillende instellingen en keuzes die je hebt per Office-programma nog verschillen, beschrijf ik het hierna per programma.

Word

Als je een tekst in Word gaat doorzoeken, krijg je met Bestand > Zoeken (of Ctrl+f) een apart schermdeel Navigatie te zien. In dit scherm is dan Resultaten geselecteerd. Als je dat schermdeel al had, zal overgeschakeld worden naar het onderdeel Resultaten.
Je typt hier de zoektekens in ① en direct eronder zie je hoe vaak dit voorkomt ②. In het document zelf worden die zoektekens gemarkeerd ③.
In het navigatievenster kun je bladeren door de gevonden resultaten met de knoppen bij ④.

Wil je nauwkeuriger zoeken, dan kun je de Opties gebruiken via de menuknop ①.
Dan verschijnt een apart scherm ②. Daar kun je bijvoorbeeld opgeven dat je alleen de tekencombinatie wilt vinden als een Heel woord of dat er ook onderscheid gemaakt moet worden tussen hoofd- en kleine letters (Identieke hoofdletters/kleine letters).

Wat hier pas sinds kort aanwezig is, dat je kunt zoeken op de tekens aan het begin of einde, dat dat je leestekens (interpunctie) en spaties kunt negeren bij het zoeken ③.
Ook kun je zou zoekwensen tegenwoordig als een standaard laten instellen met de knop bij ④.

Word kent ook Geavanceerd zoeken. Dit vind je in het menu van de Zoeken-knop ①. Heb je het Navigatiescherm, dan vind je dat onder het menu ②.

Dit levert een dialoogvenster op met nog meer mogelijkheden. Met Volgende zoeken kun je langs de resultaten in het document gaan. Met de knop Minder/Meer ① kun je dit uitgebreider maken of niet.

Handig zijn hier:

Markeren voor lezen ② zal alle gevonden tekst geel markeren in het hele document
Zoeken in ③ om aan te geven of je in de tekst van het document wilt zoeken of in de kop-voettekst
Opmaak ④ om bepaalde opmaak te zoeken. Als je geen tekens invult zal bijvoorbeeld “vet en cursief’ gevonden worden. Als je er tekens bij opgeeft alleen de tekens in die opmaak.
Met de knop Geen opmaak ⑤ kun je die opmaak weer verwijderen.
Speciaal ⑥ om speciale tekens te zoeken zoals een Enter (=Alineamarkering), een zelf aangebracht pagina-einde of een vaste spatie. Die worden met een code weergegeven in het zoekvak (^p is bijvoorbeeld een Enter).

Excel

In Excel vind je Zoeken op de tab Bestand in het menu bij Zoeken en selecteren. Ook hier ga je met Volgende zoeken steeds naar het volgende zoekresultaat.

Met Opties kun je het dialoogvenster uitgebreid of minder uitgebreid maken.

Binnen ①: hier geef je aan of je alleen wilt zoeken in het huidige werkblad of in het hele bestand (werkmap).
Zoekrichting ②: geef aan of je rij voor rij wilt doorzoeken of kolom voor kolom.
Zoeken in ③: geef aan in welke soort gegevens je wilt zoeken (bijvoorbeeld in formules of notities).
Identieke hoofdletters/kleine letters en Identieke celinhoud ④ zijn hetzelfde als bij Word.
Opmaak ⑤ geeft je de optie om bepaalde opmaak te zoeken of de zoektekst in een bepaalde opmaak (net als bij Word)
Alles zoeken ⑥ breidt het dialoogvenster nog verder uit en toont alle plekken waar het zoekresultaat staat. Dit kun je gebruiken om erheen te gaan (erop klikken).
Vergeet niet dat je een dialoogvenster groter kunt maken als je rechtsonder deze puntjes ziet!

PowerPoint

In PowerPoint is veel hetzelfde als in Word. Het dialoogvenster is vrij eenvoudig. Wat hier bijzonder is, is dat er ook een knop Vervangen aanwezig is. Daarmee kun je de zoektekens laten vervangen door andere tekens.

Wat PowerPoint heeft en de andere programma’s niet, is het vervangen van een gebruikt lettertype in de hele presentatie.

Outlook

Outlook is wat zoeken betreft een buitenbeentje. Allereerst is van belang in welk onderdeel je zoekt: in de mail, agenda of contacten.
Als je in het zoeken-vak van de mail klikt en iets typt vult het programma dit aan voorgestelde teksten, namen van geadresseerden of afzenders, bestanden waar de tekst in kan voorkomen enzovoort.

Tegelijk zal er een speciaal tabblad Zoeken verschijnen waarin je het zoeken verder kunt opgeven. Belangrijk is bijvoorbeeld het Bereik waar gezocht wordt (Huidige postvak, huidige map, Alle postvakken, Submappen of Alle Outlookitems).