Is het nu een getal of niet?

Een geregeld terugkerend probleem in Excel is de vraag waarom een berekening niet werkt. Dan kan de formule die is gemaakt wel goed zijn, maar de cellen waarmee gerekend worden bevatten dan vaak niet de juiste ‘soort’ gegevens.
Kijk maar eens naar dit voorbeeld.

Zoek de verschillen!

Zie jij een verschil tussen de gegevens in kolom A en D

Toch is er een belangrijk verschil, kijk maar als je ermee wilt rekenen. In zowel kolom B als in E staat de berekening dat de cel ervoor vermenigvuldigd moet worden met 10.

Hetzelfde probleem zie je in onderstaand voorbeeld. Ook hier lijken er geen verschillen tussen de kolommen A en D, maar als je die cellen vermenigvuldigt met 10 zie je het verschil.

Een ander voorbeeld met een datum. Zoals je wellicht weet is een datum in Excel een getal. Daarom kun je ermee rekenen, zoals je ziet in kolom E: de functie MAAND berekent het maandnummer uit een datum. Maar in kolom B, waar dezelfde maandfunctie is gebruikt werkt dit niet.

Wat betekenen de foutmeldingen?

De foutmelding #WAARDE! betekent vaak dat er gerekend wordt met een tekst.

Kijk maar.

De foutmelding #GETAL! krijg je als een formule of functie een ongeldige numerieke waarde heeft.
Wanneer je het waarschuwingspictogram gebruikt bij de voorbeelden van eerder, dan is de melding veel cryptischer!

Wat is een gegevenstype?

Vooral bij berekeningen is het gegevenstype van een cel belangrijk. Het gegevenstype geeft aan wat voor een soort gegeven het is. Excel kent als gegevenstypes vooral getal en tekst. En zoals aangegeven kun je met een tekst niet rekenen!

Hoe herken je een getal als tekst?

Natuurlijk zie je het direct als je een berekening wilt uitvoeren, omdat je dan een foutmelding krijg. Een andere manier om het te ontdekken: wijzig de opmaak van de cel.
Kies je bijvoorbeeld voor minder decimalen bij de getallen in de A-kolom, dan zal er niets gebeuren. Terwijl dat wel effect heeft op ‘echte’ getallen zoals in kolom D.

Bij een datum is het eenvoudiger om het te ontdekken. Selecteer de cel en kijk in de formulebalk. Als het een echte datum is zie je daar altijd d-m-jjjj.

Tips voor het invoeren van getallen

Als je een getal of een datum wilt typen, typ dan altijd de simpelste manier. Maak dan het getal op zoals je het graag wilt zien.

Enkele voorbeelden:

Invoer: 1000
Gewenste opmaak: € 1.000,00
Kies dan uit menu:

Invoer: 5,5
Gewenste opmaak: 5,50
Kies dan uit menu:

Invoer: 1234,5
Gewenste opmaak: 1.234,50
Kies dan uit menu Meer getalnotaties en dan:

Hoe los je het probleem met ‘verkeerde getallen’ op?

Meestal komen deze “verkeerde” gegevens komen uit een ander systeem, bijvoorbeeld een boekhoudprogramma, een CRM-systeem of een download van een bank.
Hoe zet je dat dan om naar een echt getal waar je ook mee kunt rekenen?

Hiervoor zijn verschillende manieren.

Groene driehoekje

Als je een groen driehoekje bij een cel ziet staan, is dat een waarschuwing. Dat kan een waarschuwing zijn voor een mogelijk verkeerd gegevenstype, maar ook dat er een formule een foutmelding als resultaat heeft (zie afbeeldingen hierboven).
Plaats je de muisaanwijzer op het pictogram, dan kun je de waarschuwing lezen. Onderstaande melding gaat over een verkeerd gegevenstype in die cel. Dat is dan eenvoudig op te lossen.

Selecteer alle cellen met deze melding.
Klik op het waarschuwingspictogram (dat staat als je bijvoorbeeld een kolom hebt geselecteerd boven- of onderaan).
Kies Converteren naar getal.

Kopiëren en plakken speciaal

Een beetje een vreemde oplossing is dit, maar het werkt vaak wel.

Zet ergens in een lege cel een 1.
Kopieer die cel.
Selecteer de cellen met het verkeerde gegevenstype
Kies Plakken speciaal
Vul het dialoogvenster zo in en kies OK.

Verkeerde datum

Hierboven heb ik al aangegeven hoe je een echte datum kunt herkennen: selecteer de cel en kijk in de formulebalk. Staat daar inderdaad gewoon een groot getal, dan kun je daar niet zomaar een datum van maken door er een datumopmaak voor te kiezen. Je moet er echt een datum van maken. Dat gaat het handigste op de volgende manier.

Selecteer de cellen met de datums
Kies Gegevens > Tekst naar kolommen.
Kies in de eerste stap Gescheiden > Volgende
Zorg in de 2^e stap dat er geen scheidingsteken is geselecteerd (het is namelijk helemaal niet de bedoeling om de gegevens te scheiden!) > Volgende.
Kies in de derde stap Datum en selecteer de manier waarop in de selectie de datumnotatie staat (hier dus JMD: jaar, maand, dag) > Voltooien.

En nu zijn het allemaal echte datums geworden (ja ik gebruik expres ‘datums’ om het onderscheid te maken met data=gegevens).