Maak altijd een tabel!
Maak altijd een tabel!
In mijn trainingen en tijdens één-op-één-spreekuurgesprekken zie ik dat in Excel heel vaak data staan in tabelvorm ①. Er staan kolomomschrijvingen boven elke kolom en daaronder staan de gegevens.
Filterknoppen erbij en je kunt dan heel simpel sorteren, selecties maken ② en als je dat wilt de data analyseren met een draaitabel (pivot table) ③.
Op zich werkt dat prima, maar het is slimmer hier ook een Excel-tabel van te maken!
Dit heeft een groot aantal voordelen. Hierover heb ik jaren geleden al eens een videofilm over gemaakt die nog steeds actueel (https://www.youtube.com/watch?v=YOGNJyaDIKU).
Hoe maak je een tabel?
Er zijn 2 manieren. Het grote verschil is dat manier 1 Excel de tabelstijl bepaalt en bij manier 2 bepaal je die zelf. In beide situaties kun je altijd achteraf de tabelstijl nog wijzigen.
- Selecteer een cel in het cellenbereik en kies Invoegen > Tabel ①.
Controleer het cellenbereik en kijk of er inderdaad kopteksten (=kolomomschrijvingen) boven elke kolom staan) en kies OK ③.
Voor deze manier is ook een sneltoets: Ctrl+L (voor de mensen met de Engelstalige Excel is dat Ctrl+t). - Selecteer een cel in het cellenbereik en kies Start > Opmaken als tabel > maak een keuze voor de tabelstijl ②.
Controleer het cellenbereik en kijk of er inderdaad kopteksten (=kolomomschrijvingen) boven elke kolom staan) en kies OK ③.
Waarom is het maken van een tabel slimmer?
Hieronder heb ik de voordelen op een rij gezet. Hier zie je 20 voordelen op een rij!
- Je ziet direct welke cellen de tabel vormen door de opmaak. Die stijl kan worden aangepast of verwijderd.
- De filterknoppen komen er automatisch bij.
- De om en om gekleurde rijen zorgen (zeker bij brede tabellen) dat het eenvoudiger is om de regels per rij te lezen. Die om-en-om-kleuren blijven ook als er gesorteerd wordt!
- De kolomomschrijvingen blijven altijd zichtbaar, ook als je naar onderen scrolt. Je hoeft dus geen titels te blokkeren.
- Voeg je een kolom toe dan komt die automatisch bij die tabel gevoegd en krijgt die een filterknop.
- Als er extra gegevens worden toegevoegd onderaan, breidt de tabel vanzelf uit.
Zou dit niet gebeuren, dan kun je dat altijd aanpassen door de tabelgrootte te wijzigen via het speciale tabblad Tabelontwerp in het lint.
- Het tabelbereik is dynamisch, wat voordelen heeft op verschillende gebieden.
Bijvoorbeeld als je er een grafiek van maakt: nieuwe toegevoegde gegevens (ook onderaan!) komen vanzelf in de grafiek erbij. Je hoeft het grafiekgebied niet aan te passen. - Het dynamische tabelbereik is ook handig voor draaitabellen. Bij een gewoon cellenbereik moet je het gebied waarop de draaitabel is gebaseerd eerst aanpassen als je er rijen/kolommen aan toevoegt en daarna vernieuw je de draaitabel.
Bij een Excel-tabel hoef je alleen maar te vernieuwen, want het tabelbereik is automatisch aangepast!. - Het is mogelijk een totaalrij in te schakelen via de tab Tabelontwerp.
Dat is een extra rij onder het laatste item van de tabel. Daarin zal in eerste instantie alleen bij de laatste kolom een berekening gemaakt worden (optelling van die laatste kolom bij numerieke gegevens of een telling bij niet-numerieke gegevens).
Je kunt nu op die totaalrij bij elke tabelkolom kiezen voor een berekening.
Wanneer je de filterknoppen gebruikt laat deze totaalrij de berekening zien voor de cellen die je hebt gefilterd!
- Maak je een berekening in de tabel, dan worden er speciale tabelformules gebruikt.
Dus niet de ‘normale’ celverwijzing =D4, maar een verwijzingen naar dezelfde rij, andere kolom: =[@Verkopen]
Als je bijvoorbeeld buiten de tabel een optelling wilt hebben van een kolom, wordt de kolomnaam gebruikt: =SOM(Tabel2[Verkopen]) - De berekening wordt automatisch doorgevoerd naar de andere rijen in de tabel.
- Invoegen en verwijderen via de rechtermuisknop van tabelrijen en tabelkolommen gebeurt alleen in de tabel. Als er dus iets buiten de tabel staat, wordt dat niet beïnvloed.
- Filteren met slicers is mogelijk.
Dit is sneller dan met de filterknoppen en het is ook nog visueler. Hierover heb ik eerder een blog gemaakt: https://www.toels-pc.nl/2024/01/08/filteren_met_slicers
- Automatisch controle op dubbele kolomnamen. Komt een naam dubbel voor, dan wordt er een getal achter gezet. Uiteraard is het slim dit zelf te wijzigen!
Dubbele kolomnamen geven bijvoorbeeld bij draaitabellen een probleem. - Er zin speciale selecties mogelijk in de tabel: alle rijen van een kolom (a), of alle kolommen van een rij (b) en alle data van de tabel (c).
Je moet dan letten op de zwarte pijlvorm van je muis en dan klikken.
- De tabel heeft altijd een naam Tabel#. Je kunt die naam aanpassen via Tabelontwerp > Tabelnaam.
Via het naamvak kun je altijd snel naar de tabel gaan.
- Tijdens het typen van nieuwe data in de tabel kun je altijd met de Tab-toets naar de volgende rij. Een totaalrij zal automatisch opschuiven.
- De opmaak wordt automatisch doorgevoerd naar nieuwe cellen.
- Je kunt de lijst exporteren naar een SharePoint-lijst of Visio-diagram via Tabelontwerp > Exporteren.
- Er komen steeds meer nieuwe functies, die met name flexibiliteit hebben als ze verwijzen naar een tabel. Voorbeelden zijn =SORTEREN, =UNIEK en =FILTER. Maar ook bestaande functies zijn flexibeler (zie de =SOM(Tabel2[Verkopen] van voordeel 10.
In een volgend blog zal ik hier een voorbeeld van geven.
Overtuigd?
Mocht je toch achteraf nog spijt hebben, dan kun je een tabel altijd weer terugzetten naar een normaal cellenbereik via de tab Tabelontwerp. Gelukkig kun je daarna ook altijd weer terug!
