Checkbox in Excel
Hoe kun je de checkbox gebruiken in Excel?
Recent is in Excel op het tabblad Invoegen een nieuwe knop te vinden: Checkbox.
Soms kwam dit in trainingen voor gevorderden nog wel eens aan de orde, maar dan heb ik het over de ‘oude’ checkbox op het tabblad Ontwikkelaars. Die is er nog steeds, maar deze nieuwe werkt veel eenvoudiger: zelfs voor beginners!
Het enige wat je hiermee lijkt te doen is in de cel een aankruisvakje plaatsen, die je in en uit kunt schakelen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor to-do-lijstjes.
Maar er kan meer, zoals je in dit blog kunt zien.
Je kunt de checkbox inzetten als selectievakje dat je kunt inschakelen of uitschakelen, maar je kunt het ook gebruiken om aan te geven of is waar is of niet.
Wat en hoe?
In formulieren heb je vast aankruisvakjes wel eens gebruikt. Om akkoord te gaan met Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld. Of om aan te geven dat je wel/niet nieuwsbrieven wilt ontvangen.
Zo’n aankruisvakje of checkbox kun je ook in Excel gebruiken. Je vindt dit op het tabblad Invoegen. In de afbeelding hieronder zie je die knop en een voorbeeld hoe je die kunt gebruiken.
- Selecteer de cel(len) die een checkbox moeten krijgen.
- Klik op de knop Checkbox.
- Klik in een checkbox om die te in te schakelen of uit te schakelen.
Berekeningen maken met checkbox
Een checkbox is intern in Excel eigenlijk een logische waarde (ook wel Boolean genoemd). Ofwel WAAR of ONWAAR (Engels: TRUE of FALSE).
Hieronder staat in de D-kolom een formule =C2, =C3, =C4, enz.
Je ziet dat als de checkbox is ingeschakeld , dat dit dan gezien wordt als WAAR en niet-ingeschakeld als ONWAAR.
In feite kun je het ook omdraaien.
Als je werkblad er zo uitziet, kun je het ook heel simpel ‘omtoveren’ naar checkboxen.
- Zet in cellen WAAR of ONWAAR
- Selecteer de cellen en klik op de knop Checkbox.
Op deze manier lijkt een checkbox een soort opmaak voor WAAR of ONWAAR.
Tellen hoeveel taken zijn voltooid?
Met checkboxen kun je berekeningen maken. Zo kun je laten tellen hoe vaak WAAR voorkomt, als je wilt weten hoeveel acties er zijn voltooid. Je telt met een voorwaarde, dus gebruik je AANTAL.ALS (Engels: COUNTIF).
In dit voorbeeld dus =AANTAL.ALS(C2:C8;WAAR): kijk in het gebied C2:C8 en tel het aantal keren dat daar WAAR voorkomt.
Checkbox geeft automatisch status aan
Je kunt een checkbox ook gebruiken in plaats van berekeningen die als uitkomst WAAR of ONWAAR hebben. Hieronder zie je een afbeelding met orderbedragen en betaalde bedragen. In de kolom Afgehandeld staat de formule =B4=C4. Die levert WAAR of ONWAAR op.
In feit staat er dus een bewering die WAAR of ONWAAR zal geven.
Selecteer je dan die cellen en klik je op de knop Checkbox, dan zie je een ingeschakelde checkbox als het is afgehandeld.
Je kunt in deze situatie de checkbox dus niet gebruiken om in en uit te ‘klikken’! Dat komt omdat die als het ware als een opmaak voor WAAR of ONWAAR is gebruikt.
WAAR=1 en ONWAAR=0
Soms zie je dat WAAR en ONWAAR ook gebruikt moeten worden in functies. Bijvoorbeeld bij VERT.ZOEKEN (Engels VLOOKUP) moet vaak als laatste argument ONWAAR worden ingevuld. Sommige mensen gebryuiken daarvoor een 0, wat ook werkt. Dat komt omdat ONWAAR intern ook 0 is (en WAAR is 1).
Je zou dus ook de cellen kunnen optellen. Alle voltooide taken zijn immers 1!
Toch werkt dit anders dan je wellicht denkt!
Je ziet dat als je =SOM(C2:C8) gebruikt, dat er dan 0 uitkomt!
Wen als je de individuele cellen optelt (zoals in C11) dat je dan wel 2 krijgt!
Hoe komt dat?
Bij SOM worden alle getallen in het gebied opgeteld, maar de logische waarden WAAR en ONWAAR worden genegeerd. Dat gebeurt niet bij de optelling van de individuele cellen!
