PDF maken van een Excel-bestand

Je kunt binnen de Office-programma’s op verschillende manieren een PDF-bestand maken. Met Word en PowerPoint is dat minder een probleem dan met Excel. Je werkt daar immers op een ‘vel’ zoals het ook uit de printer komt.
Bij Excel werk je niet op een standaardvel papier, maar gebruik je gewoon de rijen en kolommen die je nodig hebt. En dat levert vaak problemen op bij het afdrukken, want vaak past het niet, wordt er op onhandige plaatsen op ene andere pagina gestart en dat soort zaken.
Al deze ‘problemen’ gelden ook als je er een PDF van maakt.

3 manieren om PDF’s te maken met Excel

Bestand > Afdrukken
Vervolgens kies je als printer Microsoft Print to PDF.
Bestand > Exporteren > PDF of XPS maken
Kies de plaats en typ de naam waaronder je het wilt opslaan > Publiceren.
Bestand > Opslaan als
Sla op als bestandstype PDF > kies plaats en typ de naam > Opslaan

In al deze gevallen kijkt Excel kijken naar de Instellingen van de printer die je vindt bij Bestand > Afdrukken > Instellingen.

Actieve bladen afdrukken
Meestal heb je één werkblad geselecteerd, maar je kunt er ook meer selecteren. De geselecteerde werkbladen worden afgedrukt.
Hele werkmap afdrukken
Alle werkbladen in dit bestand waar iets op staat worden afgedrukt. Ieder werkblad begint op een nieuwe pagina.
Selectie afdrukken
De cel(len) die nu geselecteerde zijn worden alleen afgedrukt.

Afdrukvoorbeeld

Of je nu een PDF gaat maken of gewoon afdrukt in Excel: als je veel rijen of kolommen hebt, zal het meestal niet passen op een vel A4. Daarom is het altijd van belang om het afdrukvoorbeeld te bekijken met Bestand > Afdrukken. Je kunt dan bladeren door de pagina’s en zien hoe het wordt.

Met welke instellingen?

Welke afdrukinstellingen er gebruikt worden kun je wijzigen bij de paginalay-out op de tab Pagina-indeling. Ook bij het maken van de PDF worden deze instellingen aangehouden.

Marges: de witruimte die langs de randen van het papier vrijgehouden wordt.
Afdrukstand: staand of liggen (Eng: portrait of landscape)
Formaat: het papierformaat (meestal A4 of A3)
Afdrukbereik: het gebied van het huidige werkblad dat altijd afgedrukt wordt (het wordt dus ook opgeslagen!). Je moet tevoren dit gebied selecteren en dan kiezen voor Afdrukbereik bepalen.
Eindemarkeringen: hiermee kun je pagina-einden maken en verwijderen
Achtergrond: kies een afbeelding als achtergrond (een soort watermerk)
Afdruktitels: kies welke rijen en/of kolommen op elke afgedrukte pagina herhaald worden. Dat is handig bij lange tabellen voor de kolomnamen of bij brede tabellen voor de eerste kolom(men).
Breedte en Hoogte: hiermee bepaald je hoeveel pagina;s het in de breedte en/of in de hoogte moeten worden. Dit wordt bereikt door de Schaal aan te passen.
Schaal: als de Breedte of Hoogte zijn ingesteld (dat wil zeggen “niet staan op Automatisch”) is dit grijs en kun je het niet instellen. Anders kun je dat hier wel instellen.
Rasterlijnen > Afdrukken ingeschakeld betekent dat je de dunnen lijntjes ziet die je meestal ook op het scherm ziet. Je hoeft dan geen randen in te stellen bij de celeigenschappen.
Koppen > Afdrukken ingeschakeld betekent dat de rijnummers en kolomletters ook afgedrukt worden.

Overige instellingen

Dan zijn er enkele instellingen die minder vaak gebruikt worden. Die vind je als je klikt op deze plaatsen op die tab Pagina-indeling.

Het enige verschil tussen deze knoppen is het tabblad waar je in eerste instantie op uitkomt in het dialoogvenster Pagina-instelling.

Pagina-tab: hier kun je de afdrukkwaliteit nog instellen en met welk nummer de paginanummering moet beginnen ①
Marges-tab: hier kun je ook aangeven waar de koptekst en voettekst geplaatst moeten worden ②. Zorg dat de waarde bij Koptekst kleiner is dan de marge Boven en dat de Voettekst-waarde kleiner is dan de marge Onder!
Hier kun je ook opgeven of het wel of niet gecentreerd op de pagina moet komen ③ (alleen van belang als er weinig wordt afgedrukt)

Koptekst-voettekst-tab: hier kun je aangeven welke tekst op elke afgedrukte pagina bovenaan moet komen (koptekst) of onderaan( voettekst). Je kunt kiezen uit verschillende kop-voetteksten ①die je vervolgens ziet bij ②.
Met de knoppen Aangepaste koptekst/voettekst kun je eigen teksten maken.
Bij ③ geef je bijzonderheden op voor de nummering en de uitlijning.
Blad-tab: hier kun je nog iets opgeven over de afdrukkwaliteit, wat er moet gebeuren met notities en opmerkingen die in het werkblad staan en fouten ④.
Bij ⑤ geef je de volgorde op: eerst alle rijen en daarna de kolommen of andersom.