Datumrekenen

Decoratieve afbeelindg symbool voor kalender, Excel en calculator

Datumrekenen

Op een rekenmachine voer je getallen in om berekeningen te maken. Dat kan in Excel ook. Maar in Excel kun je ook rekenen met datums en tijden.
In dit blog leg ik uit hoe dat werkt met datums en leer je enkele handige datumfuncties kennen.

Een datum invoeren

Wanneer je in een cel iets typt dat lijkt op een datum, zal Excel dit automatisch herkennen en een datumnotatie kiezen.

Typ je bijvoorbeeld 30-4-2025 dan zie je die datum ook in die notatie.
Maar typ je 30-4 dan zul je zien dat er 30-apr komt te staan. Ook bij 30 april zul je 30-apr zien. Doe je dit in 2025 dan zal dit de datum 30-4-2025 zijn, maar doe je dit in 2026 dan wordt het 30-4-2026. Kortom: als je het jaartal weglaat gebruikt Excel het huidige jaar!
Samengevat: als je iets typt dat op een datum lijkt, dan zal Excel er een datum van maken in een datumnotatie die erop lijkt.

In de formulebalk zie je altijd de echte datum.

LET OP:

Typ je april 30 dan ziet het er zo uit: apr-30 in de cel, maar in de formulebalk zie je dat het de datum 1-4-1930 is!

In feite is een datum een getal

De reden dat je met datums kunt rekenen is het feit dat elke datum voor Excel gewoon een getal is.
1 januari 1900 is het getal 1
2 januari 1900 is het getal 2
….
30 april 2025 is het getal 45776

Excel kan dus ook alleen rekenen met datums vanaf 1-1-1900. Datums voor die tijd zijn voor Excel tekst en je kunt er niet mee rekenen!

Getalnotatie – datumnotatie

Elke cel kun je in een getalnotatie zetten. Dat doe je bijvoorbeeld met deze knop op de tab Start in het lint.

Het getal 1 bijvoorbeeld is in de notatie Standaard 1.
In de notatie Getal zie je het als 1,00
In de notatie Valuta als €1,00
In de notatie Korte datum als 1-1-1900.

De knoppen onder dit menu zijn voor het snel toekennen van een notatie.

Van links naar rechts:
Financiële notatie €1,00
Procentnotatie: 100%
Kommanotatie: 1,00
De laatste knoppen zetten bij de nu gebruikte notatie meer of minder decimalen telkens als je erop klikt.

Eenvoudig rekenen dus met datums

Ga je dus bijvoorbeeld 7 optellen bij een datum dan krijg je de datum van een week verder ①.
Zou je dit in de standaardnotatie van de getallen bekijken, dan krijg je ②.

LET OP:
Bij het rekenen met datum zal Excel soms wel en soms niet automatisch de getalnotatie aanpassen. Laat je dus niet in de war brengen als er een getal staat terwijl je een datum verwacht (of andersom).
In onderstaande voorbeeld staat zowel in C1 als in C2 dezelfde berekening. Maar in C1 is de uitkomst in de Standaard getalnotatie en bij C2 in de Korte datumnotatie!

Hoeveel dagen zitten er tussen 2 datums?

Omdat datums getallen zijn kun je ze van elkaar aftrekken. Je krijgt dan het aantal dagen tussen die datums ①. In wezen staat er dus in Excel wat je ziet bij ②: 45776-45658=118

Datum vandaag

Wil je de datum van vandaag, dan heb je 2 mogelijkheden: een vaste datum (dan staat dezelfde datum er ook morgen nog als je het bestand opent) of een ‘meeloop‘-datum. Zo’n datum is ALTIJD de datum van de huidige dag. Voor zo’n ‘meeloop’-datum gebruik je de functie =VANDAAG() of in de Engels versie: =TODAY()

In de formulebalk zie je pas het verschil: bij ① is het een vaste datum, bij ② is het een ‘meeloop’-datum.

Jaartal, maand of dag uit een datum

Wil je het jaartal uit een datum gebruiken dan is daarvoor een speciale functie.
=JAAR(A1) zal uit de datum die staat in cel A1 het jaartal halen (Engels YEAR)
=MAAND(A1) haalt het maandnummer uit A1 (Engels MONTH)
=DAG(A1) haalt het dagnummer uit A1 (Engels DAY)

Andere datumfuncties

Op de tab Formules staan alle functies die met datums te maken hebben bij elkaar.
Wijs je op een functie, dan krijg je een korte uitleg.
Je ziet daar vaak bij de argumentenomschrijving serieel-getal staan. Dat betekent dat je daar de datum moet opgeven waar je de berekening mee wilt gaan doen. Dat kun je doen met een verwijzing naar de cel waar die datum staat, maar ook door de datum te typen. =JAAR(“30-4-2025”) geeft ook 2025. Denk er in die laatste situatie aan dat je de datum tussen “ “ zet!
Je ziet in de afbeelding hieronder ook dat de kalender van Excel ‘maar’ loopt tot het jaar 9999: we kunnen dus nog even vooruit!

Hieronder geef ik een uitleg van veel gebruikte datumfuncties.

Weeknummer

Voor het weeknummer zijn 2 functies: ISO.WEEKNUMMER en WEEKNUMMER (Engels ISOWEEKNUM en WEEKNUM). Dat heeft te maken met het feit dat er verschillende manieren zijn om het weeknummer toe te kennen.
Bij WEEKNUMMER wordt de eerste week waarin 1 januari valt aangeduid met week 1.
Bij ISO.WEEKNUMMER is week 1 van een jaar de eerste week die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. Omdat maandag als eerste dag van de week wordt beschouwd, komt het erop neer dat week 1 de week is, waarin de eerste donderdag van dat jaar zit, en de week waar 4 januari in valt.
In Nederland is het gebruikelijke om ISO.WEEKNUMMER te gebruiken.
Hieronder zie je bijvoorbeeld een verschil tussen die 2.

Weekdag en Werkdag

In het Nederlands scheelt het maar 1 letter, maar er is een groot verschil tussen deze twee datumfuncties.

=WEEKDAG() geeft met een nummer aan welke dag van de week het is (Engels WEEKDAY).

29-4-2025 is een dinsdag. Dat geeft als weekdag dan een 3 (zondag=1, maandag=2, dinsdag=3).
Wanneer je wilt dat de maandag beschouwd wordt als de 1^e dag van de week, moet je er een extra argument bij opnemen.

=WERKDAG() berekent het aantal werkdagen (dus niet de zaterdagen en zondagen) vanaf een startdatum en een x aantal dagen erna (Engels WORKDAY).
Voer je voor x een negatief getal in danvindt je zoveel werkdagen eerder.

Geef je zoals in C1 alleen de startdatum op en 40 dagen erna, dan worden alleen de zaterdagen en zondagen niet meegeteld.
Bij C2 is opgegeven welke datums beschouwd worden als vrije dagen; die worden dan die ook gezien als zaterdag of zondag. In dit voorbeeld 5-5-2025 Bevrijdingsdag, 29-5-2025 Hemelvaartsdag en 9-6-2025 2^e Pinksterdag. Dat verschilt natuurlijk per jaar en vaak ook per land. In Duitsland is 1-5-2025 bijvoorbeeld geen werkdag.

Netto werkdagen

Geef je bij WERKDAG() op hoeveel dagen het is na een bepaalde datum, met =NETTO.WERKDAGEN() geef je 2 datums op en wordt uitgerekend hoeveel werkdagen ertussen zitten (Engels NETWORKDAYS)
Ook hier kun je (nationale) feestdatums opgeven of andere datums die niet als een werkdag beschouwd moeten worden.

Welke datum over 3 maanden of 4 jaar?

3 weken na een datum is eenvoudig te berekenen. Een week heeft altijd 7 dagen, dus 3 weken later is altijd de datum + 21.
Bij maanden wordt dat lastiger. Er zijn maanden met 30, 31, 28 en 29 dagen.
Gebruik in dat soort situaties de functie =ZELFDE.DAG(). In het Engels heet deze functie EDATE.

Dezelfde functie kun je ook gebruiken voor ‘over x jaar’. Een jaar heeft immers altijd 12 maanden. Dus het aantal maanden vermenigvuldig je dan gewoon met 12.

29 april 2025

Alternatief voor draaitabel?

Blog

Alternatief voor draaitabel?

Een draaitabel (pivot table in de Engelse versie) is een prima middel voor data-analyse. Vergeleken met oudere versies van Excel is het maken van een draaitabel een stuk eenvoudiger geworden. Gelukkig 😊.
Maar een nadeel blijft dat je eraan moet denken dat je de tabel moet vernieuwen! En soms moet je zelfs het cellenbereik aanpassen. Dat wordt helaas wel eens vergeten: en dan zit je met berekeningen die niet up-to-date zijn 🫢.
Maar er is een alternatief: er zijn sinds kort 2 functies die een variant opleveren voor een draaitabel. En omdat bij elke wijziging altijd alle formules worden herberekend, heb je geen last van het verschijnsel van hierboven!

Welke versie moet je hebben?

Deze nieuwe functies zijn momenteel alleen beschikbaar in Excel 365, de webversie van Excel en de Excel-versie voor de iPhone.

De voorbeelddata

Als voorbeeld voor de uitleg gebruik ik dit.

Altijd een goede basis

Van deze gegevens heb ik een tabel van gemaakt met de naam Verkoopdata.

Een tabel maak je door de cellen te selecteren > Invoegen > Tabel ①.
Het is ook altijd handig om de tabel een passende naam te geven via het speciale tabblad dat is verschenen: Tabelnaam ②.

Een tabel heeft vele voordelen, daar heb ik het al eerder over gehad in een blog (https://www.toels-pc.nl/2024/03/01/maak-altijd-een-tabel ) en in diverse YouTube-videotips (bijvoorbeeld https://youtu.be/YOGNJyaDIKU en https://youtu.be/zZmTwB_Pi90 ).

Nog niet juist vertaald

Ik maak dit blog met de Nederlandstalige Excel. Maar je ziet bij het gebruik van deze redelijk nieuwe functies, dat het nog niet helemaal Nederlands is.

Typ je de functie in een cel, dan zijn de omschrijvingen van de argumenten nog Engels ① en ②. In het dialoogvenster Functieargumenten staat er nog een foutmelding bij het 3^e argument ②.

Dynamisch bereik

Het resultaat van zowel GROEPEREN.PER als DRAAIEN.PER is een dynamisch bereik. Dat betekent dat de berekening in één cel staat en dat die ‘overloopt’ in andere cellen.
Je herkent een dynamisch bereik altijd aan de blauwe rand eromheen als een cel erin is geselecteerd ①.
Als er niet voldoende ruimte is om ‘over te lopen’ (zoals bij ②), dan krijg je een foutmelding #OVERLOPEN! (Engels: #SPILL!). Maak de cel(len) leeg en het probleem is opgelost!

Je ziet in het voorbeeld ook, dat de cellen nog wel opgemaakt moeten worden. Dat kun je op de gebruikelijke manier doen.

Groeperen.per = draaitabel met rijvelden

Met de functie GROEPEREN.PER (GROUPBY) is dit gemaakt: de orderbedragen opgeteld per land en daarbij het totale orderbedrag.

GROEPEREN.PER heeft 3 verplichte argumenten en enkele optionele. Dit zijn de verplichte argumenten.

1^e argument: rijvelden.
Hier geef je op welke kolom(men) je onder elkaar wilt hebben (in rijen dus). In dit voorbeeld is dat de kolom Land: Verkoopdata[Land].
2^e argument: welke Waarden wil je gebruiken. In dit voorbeeld wil je de kolom Orderbedrag gebruiken.
3^e argument: welke berekening wil je gebruiken. In dit voorbeeld optellen, dus SOM.

In het voorbeeld hierboven zijn de cellen met de bedragen voorzien van een passende getalnotatie en tekenopmaak.

Wanneer je extra argumenten toevoegt, kun je bijvoorbeeld nog deze varianten krijgen.

Omschrijvingen erboven.
Hier is het aantal orders geteld per land.
Let op: je moet dan bij de eerste 2 argumenten ook de kolomkoppen meenemen!
Totaal bovenaan.
Andere sorteervolgorde.

Jammer, moet nog worden verbeterd

Wat je voor de verschillende argumenten moet invullen is niet altijd duidelijk. Soms is het handiger om de functie zelf te maken in de cel (onderste deel van de afbeelding), omdat je dan aanwijzingen krijgt voor de optionele velden: je ziet dat niet in het dialoogvenster Functieargumenten.

Maar een andere keer is het beter om het dialoogvenster te gebruiken, want dan is door de aanwijzing te vinden. In de bovenste afbeelding zie je niet hoe je de sortering moet opgeven, in het dialoogvenster eronder wel.

Je kunt ook meer velden opgeven in het rijgebied. Bijvoorbeeld de Landen en de Verkopers met hun orderbedragen opgeteld. Hier zijn ook subtotalen gebruikt (Total depth = 2)

Draaien.per = draaitabel met rijvelden en kolomvelden

DRAAIEN.PER (PIVOTBY) heeft een vergelijkbare opbouw. Je kunt hier echter ook velden opgeven die in kolommen moeten komen.
Hier zie je de landen in dat kolommengebied, de verkopers in het rijgebied. Die orderbedragen zijn weer opgeteld.

1^e argument: Rijvelden
Hier staat de kolom Verkopers uit de tabel: de namen van de verkopers staan in rijen.
2^e argument: Kolomvelden
Hier staat de kolom Land uit de tabel: de namen van de landen staan in kolommen.
3^e argument: waarden
Welke kolom bevat de gegevens waarmee gerekend moet worden? Hier zijn dat de orderbedragen.
4^e argument: de berekening
Vul hier de gewenste berekening in. Net als bij GROEPEREN.PER geeft dit in de Nederlandse versie een foutmelding in het dialoogvenster, maar het werkt wel gewoon.

Wanneer je extra argumenten toevoegt, kun je bijvoorbeeld nog deze varianten krijgen.

Omschrijvingen erboven
Hier is het aantal orders geteld per land met omschrijvingen bij de rijen en kolommen.
Let op: je moet dan bij de eerste 2 argumenten ook de kolomkoppen meenemen!
Je kunt ook filteren, bijvoorbeeld zonder de gegevens van Luxemburg. Je voegt dan de kolom toe waarop je wilt filteren en zet het filter erbij: land <> Luxemburg.

Beperkingen

Het grote voordeel van deze functies is dus dat ze bij elke wijziging opnieuw berekend worden. Dat gebeurt bij een draaitabel dus niet automatisch.

Een nadeel: je moet de cellen opmaken en dat is bij een draaitabel weer automatisch geregeld.
Zeker als achteraf nieuwe items worden toegevoegd, kun je dus dit krijgen. Omdat er een extra land is toegevoegd, is de totaalrij lager gekomen. Die heeft nog niet de juiste (getal)opmaak. De rij waar het totaal eerst stond was vet, dus is hier nu Nederland vet.

Maar voor de basale vorm is het zeker een uitkomst!

Vergelijking draaitabel versus functies

Maken deze functies draaitabellen overbodig? Wat is beter?
Hieronder een klein overzicht.

	Draaitabel	Functies
Bijwerken	Handmatig	Automatisch
Opmaak	Tabelontwerp automatisch	Celopmaak handmatig
Slicers en tijdlijnen	Beschikbaar	Niet beschikbaar
Bij veel data	Sneller	Kan vertragen
Meer berekeningen	Mogelijk in één draaitabel	Slechts 1 mogelijk
Uitwisselbaar	Kan in alle versies van Excel	Alleen Excel 365, webversie

24 maart 2025

Berekeningen met procenten: soms lastig!

Blog

Hoe gebruik je percentages in berekeningen?

In Excel wordt vaak gerekend met percentages. Ik merk tijdens trainingen dat veel mensen dat lastig vinden. Daarom deze blog over percentages aan de hand van enkele voorbeelden. Ik laat je hier bij de uitleg ook een manier zien hoe je een berekening stap voor stap kunt volgen.
Hierover heb ik eveneens een video gemaakt over dit onderwerp.
Klik op de QR-code of scan die om de video te bekijken.

Algemeen: wat is een percentage?

Eerst even wat basiskennis rekenen. Een percentage is een manier om een deel van een geheel uit te drukken. Dat wordt bij percentages uitgedrukt als een honderdste deel van een getal. 1% is dus één honderdste deel. 5% is dus vijf 100^e deel.
Een percentage is dus een verhouding. Omdat dit misschien toch wat ‘cryptisch’ is, hier wat voorbeelden ter verduidelijking.

Je krijgt 10% korting: hoe reken je dat dan uit?
Voor de meeste mensen is dit geen probleem. Ze weten dat 10% een 10^e deel is, dus wordt de prijs gedeeld door 10 en dat is dan je korting.
Bij 25% is het een 4^e deel, dus deel je de prijs door 4 en is dat je korting.
Bij 25% is het de helft, dus deel je de prijs door 2 en is dat je korting.
Als de prijs €250 is
- 10% dus een 10^e deel: 250 gedeeld door 10 = € 25 korting.
- 25% dus een 4^e deel: 250 gedeeld door 4 = € 62,50 korting
Je krijgt 3% korting: hoe bereken je dat
Dan wordt het voor veel mensen al lastiger. Je kunt niet zeggen “het is een …^e deel dus ik deel het door …”.
Nu moet je dus eerst berekenen wat 1% is (een 100^e deel): je deelt de prijs dus door 100. Dat vermenigvuldig je dan met 3, dan heb je 3%.
Als de prijs €250 is
- Dan is 1% dus één 100^e deel: 250 gedeeld door 100 = €2,50
- 3% dus zijn dus drie 100^e delen: 2,50 keer 3 = €7,50

Wat is een percentage in Excel?

In Excel is een percentage gewoon een getal in een percentage-notatie. Die percentage-notatie maak je met de getalnotatie bij de celeigenschappen of met een knop in het lint.
Zet in een cel maar eens 0,5 en wijzig dan de getalopmaak in een percentage-notatie: je ziet dat er komt te staan 50%.
50% betekent dus eigenlijk 50 gedeeld door 100 = 0,5

Als er dus in een cel staat 3% betekent dat 3 gedeeld door 100 = 0,03.
Staat er dus 1,4% dan betekent dat 1,4 gedeeld door 100 = 0,014.

Procentberekening in Excel

Nu gaan we kijken naar het rekenen met die percentages in Excel in de praktijk.
Ik gebruik dit voorbeeld. Een prijs is €250 (D2) en de korting is 10% (D3).

Wat je NIET moet doen is denken: “10% is een 10^e deel dus ik deel de prijs door 10”: =D2/10. Je krijgt dan wel de juiste uitkomst 25. Maar je hebt dan geen gebruik gemaakt van de cel D3 waar het percentage in staat. Wijzigt de inhoud van D3 dan bijvoorbeeld in 15%, dan is je korting niet meer correct.
Wat je WEL moet doen: =D2*D3. Je vermenigvuldigt dus de prijs (in D2) met het percentage in D3. Wijzigt dan het percentage in D3, dan gaat het wel goed!

Je kunt dit ook verklaren:

10% is het getal 0,1. In de formule van D4 staat dus: 250*0,1 en dat is 25.
15% is het getal 0,15. In de formule van D4 staat dus: 250*0,15 en dat is 37,5.

Hierna volgen enkele concrete voorbeelden van veel voorkomende percentage-berekeningen.

Hoeveel is de btw?

In D2 staat de prijs exclusief btw: 250.
In D3 staat het btw-percentage: 21%.
Het btw-bedrag is dus D2*D3 =52,5.

Wat is de prijs inclusief btw? 3 manieren

Met een tussenstap.
Als je het opgezet hebt zoals hierboven, dan is dit natuurlijk nu heel simpel. Je telt de prijs ex en het btw‑bedrag bij elkaar op: =D2+D4 = 302,5.
In de afbeelding heb ik de cellen D4 en D5 in een notatie gezet met 2 decimalen.

Maar soms wil je de prijs inclusief btw direct berekenen, zonder dat je het btw-bedrag ergens hebt staan. Hoe doe je dat dan?

In één keer: manier 1.
Hier is eerst de prijs ex btw vermenigvuldigd met het btw-percentage (=D2*D3). Je hebt dan het btw‑bedrag uitgerekend.
Daar tel je dan de prijs ex btw weer bij op: =D2*D3+D2.
Voor de duidelijkheid zetten veel mensen dat eerste deel tussen haakjes, maar dat is voor het rekenwerk niet noodzakelijk. Vermenigvuldigen gaat in een berekening altijd vóór het optellen!
In één keer: manier 2.
Hier is de prijs ex btw vermenigvuldigd met 1+btw-percentage (=D2+(1+D3).
Het getal dat in B3 staat is immers 0,21.
1+btw‑percentage is dus 1+0,21=1,21.
Vermenigvuldig je dus de prijs ex van 250 met die 1,21 dan krijg je 302,50.
Hier zijn de haakjes WEL verplicht. Die 1+btw-percentage moet namelijk eerst uitgereken worden en die uitkomst moet vermenigvuldigd worden met de prijs ex.
Zou je de haakjes weglaten dan zal de vermenigvuldiging D2*1 eerst gedaan worden en dan pas zal de 0,21 erbij opgeteld worden!

Van prijs inclusief btw naar prijs exclusief

Je hebt de prijs inclusief btw en wilt weten wat de prijs exclusief btw is.
Je neemt dan de prijs incl btw en deelt dit door (1+btw-percentage): =D2/(1+D3).
Ook hier zijn de haakjes nodig, want eerst met de optelling 1+D3 uitgerekend worden voordat hierdoor gedeeld wordt.

Van prijs inclusief btw naar btw-bedrag

Je hebt de prijs inclusief btw en wilt weten wat het btw-bedrag is.
Je neemt dan de prijs incl btw en trekt daar de prijs ex btw van af.
De berekening van die prijs ex btw heb je in het voorbeeld hierboven gezien D2/(1+D3).
Deze complete formule is dus: D2-D2/(1+D3).
Ook hier zijn de haakjes nodig, want eerst met de optelling 1+D3 uitgerekend worden voordat hierdoor gedeeld wordt.
Sommige mensen zetten extra haakjes voor de duidelijkheid: dat mag maar hoeft hier niet.

Hoe bereken je een nieuwe prijs als er inflatie is?

Als er sprake is van een “inflatie van 3%” dan betekent dat dat de prijzen zijn gestegen met 3%.
Je weet nu hoe je dat moet uitrekenen. Het is te vergelijken met de berekening van een prijs ex btw naar prijs inclusief btw.

Hoeveel procent is en een prijs gestegen of gedaald?

Je hebt een oude prijs en een nieuwe prijs. Je wilt weten hoeveel procent het prijsverschil is. Natuurlijk kun je in plaats van oude prijs en nieuwe prijs ook bijvoorbeeld je omzet gebruiken (de omzet van de vorige maand en deze maand).

Je neemt dan het bedrag en deelt die door het oude bedrag en trekt daar 1 vanaf
=D3/D2-1

Je kunt sinds een tijdje heel mooi zien hoe Excel de berekening in stappen uitvoert. De selecteert hiervoor in de formulebalk een deel van de berekening en dan zie je de uitkomst erboven staan.
Hier zie je bij ① dat D3/D2 als resultaat geeft 1,04.
Als je hiervan 1 aftrekt, krijg je dus 0,04. Dat zie je bij ② als de totale formule geselecteerd wordt. Als je het getal 0,04 in een percentage-notatie zet, krijg je 4%.

Hoeveel procent is de oude prijs lager of hoger dan de nieuwe prijs?

Je kunt het ook andersom benaderen: je wilt weten hoeveel de oude prijs is gedaald of gestegen ten opzichte van de nieuwe prijs. Of hoeveel procent verschil is er tussen de omzet van nu en de vorige periode?

Je neemt dan de nieuwe prijs en deelt die door de oude prijs. Deze uitkomst trek je af van 1.
=1-(D3/D2).

Ook hier weer even de tussenstapjes in de berekening, nu bij het voorbeeld van de omzet.
Hier zie je bij ① dat D3/D2 als resultaat geeft 0,92.
Als je dat aftrekt van 1, krijg je dus 0,08. Dat zie je bij ② als de totale formule geselecteerd wordt. Als je het getal 0,08 in een percentage-notatie zet, krijg je 8%.

23 februari 2025

Wat veel mensen niet weten over draaitabellen

Blog

Schermafbeelding van een tabel en een draaitabel die ervan gemaakt is

Wanneer tijdens een Excel-training “draaitabellen” aan de orde komen, verbaas ik me vaak over hoe weinig mensen hierover weten. Ook mensen die er al langer mee werken.
Daarom in deze blog een paar basisvaardigheden over draaitabellen die niet moeilijk, maar wel heel handig zijn.

De basis van een draaitabel

Een draaitabel is over het algemeen gebaseerd op een cellenbereik in de vorm van een tabel. Het is altijd een goed plan om van die gegevens EERST een Excel-tabel te maken en dan pas de draaitabel.
De reden: extra toegevoegde rijen en kolommen in dit cellenbereik worden dan automatisch meegenomen bij het vernieuwen van de draaitabel! Zo je er geen tabel van hebben gemaakt, dan moet je eraan denken dat je het cellenbereik handmatig moet aanpassen.

Je maakt een Excel-tabel van door het cellenbereik te selecteren en dan op de Tab Invoegen te kiezen voor Tabel ①. Excel vraagt dan of er kopteksten in de selectie zijn meegenomen ②. Excel vraagt hiermee dus of de eerste rij van dat cellenbereik de kolomomschrijvingen zijn.
Daarna is het cellenbereik een Excel-tabel geworden.
Als een cel in die Excel-tabel is geselecteerd herken je dat aan het extra tabblad in het lint met de naam Tabelontwerp. Daar kun je ook de naam van die tabel zien (over het algemeen Tabel<nr>) en kun je die naam aanpassen naar een zinvollere naam ③.

De rechtermuisknop is je BFF!

Meestal geeft men een opdracht voor een actie in een draaitabel via het speciale tabblad Draaitabel analyseren. Maar veel acties kun je uitvoeren via de rechtermuisknop op een cel in de draaitabel. En dat is vaak sneller en eenvoudiger.
Als je rechts klikt op een cel in het rijgebied krijg je het menu van ①. Bij het klikken op een van de resultaatcellen krijg jet het menu van ②.

TIP: niet alleen in draaitabellen is je rechtermuisknop je BFF: Best Friend Forever!

Meer berekeningen mogelijk met hetzelfde veld

Een veld waarmee je een berekening wilt maken zet je in het gebied Waarden. Bij een getal zal het dan worden opgesteld (Som van <veldnaam>).
Als je behalve de optelling ook bijvoorbeeld het gemiddelde en/of het aantal wilt berekenen, kun je dat veld vaker naar het gebied Waarden slepen. In eerste instantie zal het dan Som van <veldnaam>2/3/enz genoemd worden.
Maar via de rechtermuisknop in een van die resultaatcellen, kun je eenvoudig kiezen voor een andere berekening via Waarden samenvatten per.

Nog meer berekeningen direct mogelijk

Behalve de hierboven genoemde berekeningen, kun je de gegevens ook nog op een andere manier weergeven. Klik hiervoor ook weer op een resultaatcel en kies dan voor Waarden weergeven als. Je hebt nu een groot aantal berekeningen waaruit je kunt kiezen.

Kolombreedte niet meer automatisch aanpassen

Als je een draaitabel aanpast, zie je dat de kolombreedte zich automatisch aanpast. Dat kan handig zijn, maar niet altijd als er meer draaitabel op hetzelfde werkblad staan.
Je kunt dat uitzetten bij de instellingen van die draaitabel.

Klik met de rechtermuisknop in de draaitabel > Opties voor draaitabel.
Je krijgt dan een dialoogvenster met veel tabs. Op de tab Indeling & Opmaak kun je onder andere het automatisch aanpassen van de kolombreedte uitschakelen.

Volgorde aanpassen

De standaardinstelling is dat de items in het rijgebied in oplopende volgorde worden weergegeven ①. Maar … als er in het cellenbereik van de tabel een nieuw item bijkomt, zal die altijd onderaan geplaatst worden ②.
Je kunt die volgorde handmatig aanpassen door dat item te verslepen naar de gewenste positie ③of je klikt met de rechtermuisknop in een van de items > Sorteren > kies de sorteervolgorde ④.

Lay-out aanpassen

Draaitabel kun je in een andere layout zetten. Je regelt dat via de tab Ontwerpen > Rapportindeling. Er zijn 3 opties: de compacte, overzichts- en de tabelweergave.
Verder kun je daar met de knoppen Subtotalen en Eindtotalen aangeven of je die wel of niet wilt zien.
De standaardlay-out is de compacte weergave met subtotalen en eindtotalen.

Standaardontwerp zelf instellen

Gebruik je liever een andere lay-out als standaard, dan kun je dat instellen met Bestand > Opties > Gegevens > Standaardindeling bewerken.
Je kunt hier niet alleen het standaardontwerp aanpassen, maar ook de opties die je graag wilt zien voor nieuwe draaitabellen.

Let op: deze instelling geldt voor alle nieuwe draaitabellen die je maakt!

23 januari 2025

Checkbox in Excel

Blog

Decoratieve afbeelding met ja/nee, waar/onwaar, checkbox in- en uitgeschakeld

Hoe kun je de checkbox gebruiken in Excel?

Recent is in Excel op het tabblad Invoegen een nieuwe knop te vinden: Checkbox.
Soms kwam dit in trainingen voor gevorderden nog wel eens aan de orde, maar dan heb ik het over de ‘oude’ checkbox op het tabblad Ontwikkelaars. Die is er nog steeds, maar deze nieuwe werkt veel eenvoudiger: zelfs voor beginners!
Het enige wat je hiermee lijkt te doen is in de cel een aankruisvakje plaatsen, die je in en uit kunt schakelen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor to-do-lijstjes.
Maar er kan meer, zoals je in dit blog kunt zien.
Je kunt de checkbox inzetten als selectievakje dat je kunt inschakelen of uitschakelen, maar je kunt het ook gebruiken om aan te geven of is waar is of niet.

Wat en hoe?

In formulieren heb je vast aankruisvakjes wel eens gebruikt. Om akkoord te gaan met Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld. Of om aan te geven dat je wel/niet nieuwsbrieven wilt ontvangen.
Zo’n aankruisvakje of checkbox kun je ook in Excel gebruiken. Je vindt dit op het tabblad Invoegen. In de afbeelding hieronder zie je die knop en een voorbeeld hoe je die kunt gebruiken.

Selecteer de cel(len) die een checkbox moeten krijgen.
Klik op de knop Checkbox.
Klik in een checkbox om die te in te schakelen of uit te schakelen.

Berekeningen maken met checkbox

Een checkbox is intern in Excel eigenlijk een logische waarde (ook wel Boolean genoemd). Ofwel WAAR of ONWAAR (Engels: TRUE of FALSE).
Hieronder staat in de D-kolom een formule =C2, =C3, =C4, enz.
Je ziet dat als de checkbox is ingeschakeld , dat dit dan gezien wordt als WAAR en niet-ingeschakeld als ONWAAR.

In feite kun je het ook omdraaien.
Als je werkblad er zo uitziet, kun je het ook heel simpel ‘omtoveren’ naar checkboxen.

Zet in cellen WAAR of ONWAAR
Selecteer de cellen en klik op de knop Checkbox.

Op deze manier lijkt een checkbox een soort opmaak voor WAAR of ONWAAR.

Tellen hoeveel taken zijn voltooid?

Met checkboxen kun je berekeningen maken. Zo kun je laten tellen hoe vaak WAAR voorkomt, als je wilt weten hoeveel acties er zijn voltooid. Je telt met een voorwaarde, dus gebruik je AANTAL.ALS (Engels: COUNTIF).

In dit voorbeeld dus =AANTAL.ALS(C2:C8;WAAR): kijk in het gebied C2:C8 en tel het aantal keren dat daar WAAR voorkomt.

Checkbox geeft automatisch status aan

Je kunt een checkbox ook gebruiken in plaats van berekeningen die als uitkomst WAAR of ONWAAR hebben. Hieronder zie je een afbeelding met orderbedragen en betaalde bedragen. In de kolom Afgehandeld staat de formule =B4=C4. Die levert WAAR of ONWAAR op.

In feit staat er dus een bewering die WAAR of ONWAAR zal geven.
Selecteer je dan die cellen en klik je op de knop Checkbox, dan zie je een ingeschakelde checkbox als het is afgehandeld.

Je kunt in deze situatie de checkbox dus niet gebruiken om in en uit te ‘klikken’! Dat komt omdat die als het ware als een opmaak voor WAAR of ONWAAR is gebruikt.

WAAR=1 en ONWAAR=0

Soms zie je dat WAAR en ONWAAR ook gebruikt moeten worden in functies. Bijvoorbeeld bij VERT.ZOEKEN (Engels VLOOKUP) moet vaak als laatste argument ONWAAR worden ingevuld. Sommige mensen gebryuiken daarvoor een 0, wat ook werkt. Dat komt omdat ONWAAR intern ook 0 is (en WAAR is 1).
Je zou dus ook de cellen kunnen optellen. Alle voltooide taken zijn immers 1!
Toch werkt dit anders dan je wellicht denkt!

Je ziet dat als je =SOM(C2:C8) gebruikt, dat er dan 0 uitkomt!
Wen als je de individuele cellen optelt (zoals in C11) dat je dan wel 2 krijgt!

Hoe komt dat?
Bij SOM worden alle getallen in het gebied opgeteld, maar de logische waarden WAAR en ONWAAR worden genegeerd. Dat gebeurt niet bij de optelling van de individuele cellen!

21 december 2024

Soms werkt het wel en soms werkt het niet …?

Blog

Symbolische afbeelding: soms regent het en som schijnt de zon en de verbazing hierover

Waarom werkt het soms wel en soms niet?

In een training krijg ik vaak een melding: “bij mij doet ie het niet” of “bij mijn collega werkt het wel en bij mij niet” (of andersom).
In dit blog laat ik twee voorbeelden hiervan zien. En natuurlijk een verklaring (want meestal is die er wel!)

Bij SOM wordt het gebied wel/niet vanzelf uitgebreid

In een bestand is de SOM-functie gebruikt voor een totaaltelling.
Bij de ene gebruiker gebeurt er bij het tussenvoegen van een nieuwe rij het een en bij een andere gebruiker gebeurt in hetzelfde bestand iets anders.
Hoe kan dat?

Voor deze uitleg gebruik ik het volgende voorbeeld.

Gebruiker 1

In een bereik zijn in B3:B7 een aantal getallen ingevuld. Zie ① in de afbeelding hieronder.
Daaronder in B8 staat een optelling van die getallen met een SOM-functie: =SOM(B3:B7).
Vervolgens wordt er onder rij 7 een nieuwe lege rij ingevoerd. Je ziet de nieuwe situatie bij ②. De berekening van het totaal is niet gewijzigd. Die staat nu in B9 en is nog steeds =SOM(B3:B7).
Zodra je een getal typt in B8 wordt de formule van de optelling gewijzigd in =SOM(B3:B8). Zie situatie ③.
Met andere woorden: de formule neemt automatisch de inhoud van de nieuwe ingevoegde cel mee.

Gebruiker 2
De startsituatie is hetzelfde als hierboven: ①.

Na het invoegen van de rij is de situatie nog steeds hetzelfde: ②.
Maar nu wordt bij het invoegen van een getal in B8 de formule van de optelling niet gewijzigd: ③.
Die blijft hetzelfde!
Omdat hier nu een aangrenzende waarde niet wordt meegenomen, verschijnt er een groene driehoek in die cel en een waarschuwingspictogram (als de cel is geselecteerd).

Rara, hoe kan dat?

Dit heeft te maken met een instelling in Excel. De instellingen kun je vinden (en aanpassen) bij Bestand > Opties.
Je gaat naar de rubriek Geavanceerd en het onderdeel Opties voor bewerken.

Als Opmaak en formules van gegevensbereiken doorvoeren is INgeschakeld, krijg je de situatie als bij gebruiker 1. Als dit is uitgeschakeld krijg je de situatie van gebruiker 2.

Dit is dus een persoonlijke en niet een bestand-gebonden instelling!
Daarom kan dit in hetzelfde bestand bij de een anders uitpakken dan bij de ander!

Bij Validatie wordt het gebied wel/niet vanzelf uitgebreid

Hetzelfde probleem, maar dan door een heel andere oorzaak.
In onderstaand voorbeeld is gegevensvalidatie toegepast cel B5. Als je die cel selecteert zie je dat er een keuzeknop achter verschijnt (pijl). Als je op die keuzeknop klikt, zie je de opties waaruit je kunt kiezen: Artikel 1 t/m Artikel 6.

Situatie 1

Om die gegevensvalidatie te kunnen maken is een lijst gemaakt met de verschillende keuzemogelijkheden. Om te zorgen dat dit automatisch uitbreidt bij nieuwe artikelen in die lijst, is er een tabel van gemaakt (Invoegen > Tabel).

Daarna is de gegevensvalidatie bij die cel gemaakt met Gegevens > Gegevensvalidatie.
Bij Toestaan is gekozen voor Lijst ① en de Bron voor die items in die lijst (die tabel die hiervoor is genoemd) is $P$3:$P$8 ②.

Nu wordt er aan de tabel een artikel toegevoegd aan het einde ②. Je ziet dat de keuzelijst van B5 automatisch ook die nieuwe keuze biedt ①. Dat komt omdat er verwezen wordt naar een kolom in een tabel. Die tabel is uitgebreid en dus de keuzelijst van B5 ook.
Je ziet dat als je de gegevensvalidatie bekijkt: die loopt nu tot P9 ③.

Situatie 2

Hierbij is ook een lijst gemaakt en is van die lijst een tabel gemaakt, maar het verschil is de plaats waar die tabel staat. Deze tabel staat niet op hetzelfde werkblad als de validatie, maar op een ander werkblad in dat bestand.

Je ziet dat bij de gegevensvalidatie: er wordt verwezen naar de cellen A4:A9 op het werkblad met de naam Variabelen.

Als de tabel nu uitbreidt met een nieuw artikel ②, wordt de validatie bij B5 niet uitgebreid ①. Bekijk je de validatie ③ dan is het niet aangepast!

Rara, hoe kan dat?

Dat heeft te maken met de plaats van de tabel:

De tabel waar de gegevensvalidatie naar verwijst staat op hetzelfde werkblad als de cel met de validatie: de validatie wordt automatisch uitgebreid als de tabel groter wordt.
De tabel waar de gegevensvalidatie naar verwijst staat op een ander werkblad als de cel met de validatie: de validatie wordt niet automatisch uitgebreid als de tabel groter wordt.

Kun je dat wel werkend krijgen?

Je kunt de validatie waarvan de tabel op een ander werkblad staat automatisch uitbreidbaar maken, als je de gegevens daar een naam geeft. Die naam gebruik je dan in de validatiebron.

Stap 1:
- Selecteer hiervoor de kolomgegevens van de artikelen (A4:A9).
- Klik vervolgens in het naamvak en typ de gewenste naam (hier Productenlijst).
- Bevestig dat met Enter (niet vergeten!!)
Stap 2:
- Gebruik bij de gegevensvalidatie als Bron de naam die je hebt toegekend.

3 december 2024

Wat betekent een # in Excel?

Blog

Het kan steeds vaker voorkomen dat je in Excel dit ziet staan: het #-teken achter een celadres.
Wat houdt dat in? Waarom verschijnt dat?

Het heeft te maken met ‘dynamische bereiken’ (Engels: dynamic arrays) die gebruikt worden. Daarom eerst een uitleg over dat onderwerp.

Video bij Blog

Bij dit blog is ook een videotip gemaakt. Dit is de link https://youtu.be/NoBwsSEXZOY

Wat is een dynamisch bereik?

Je verwacht waarschijnlijk dat in cel D2 staat: =B2*C2> En dat die formule is gekopieerd naar de andere cellen eronder. Ze werkt Excel al vanaf het begin!

Maar je kunt dit tegenwoordig ook anders maken. Je wilt immers dat in de D-kolom alle prijzen van B vermenigvuldigd worden met alle aantallen in C op dezelfde rij! Dan hoef je maar één berekening te maken waarin je dat aangeeft: =B2:B6 * C2:C6

Als je dit invoert ziet het er zo uit.

De berekening staat in één keer in D2:D6. En er staat een blauwe rand om die cellen. Als je heel goed kijkt, zie je dat de berekening in de formulebalk in D2 zwart is, en in de andere cellen grijs.

Dat betekent dat de formule alleen in D2 staat en ‘overloopt’ in de andere cellen van het blauw omrande gebied: het overloopgebied of het dynamische bereik.
Zou er iets staan in een van die cellen, dan krijg je een foutmelding: #OVERLOPEN! (Engels: #SPILL!) Maak je de cel weer leeg dan is het probleem opgelost!

Een dynamisch bereik is dus een gebied waarin één formule staat (in de cel linksboven), die overloopt in de andere cellen van het blauw omrande gebied. Je ziet die blauwe rand als je een cel in dat gebied selecteert.

Berekening maken met een dynamisch bereik

Ga je nu een totaaltelling maken in D8 ①, dan zie je dat zodra je het overloopgebied exact selecteert ②, dat niet meer het gebruikelijke D2:D6 verschijnt, maar D2#.
Dat betekent “het overloopgebied dat begint in D2”. Dat moet in dit geval (SOM) worden opgeteld.

Nieuwe functies met dynamische bereiken

In bovenstaande situatie kies je er zelf voor om een formule te maken met een dynamisch bereik. Maar er zijn intussen ook al veel functies die als uitkomst altijd een dynamisch bereik hebben.

Een voorbeeld is de fdunctie FILTER(). Die geeft als resultaat een gefilterde lijst in een dynamisch gebied.
In de afbeelding wordt links hierbij een normaal cellenbereik gebruikt ① en rechts een tabel ②.

=FILTER() heeft hier 2 argumenten.

Het eerste is het tabelbereik (bij ① A3:C17 en bij ② de naam van de tabel Tabel1).
Het tweede argument is de kolom waarop gefilterd moet worden (bij ① B3:B17 en bij ② de naam van de kolom Cat. van Tabel1: Tabel1[Cat.]). Die kolom moet gelijk zijn aan een B (=”B”).

Je ziet dat in beide gevallen het resultaat een dynamisch bereik is.

Een ander voorbeeld van een dynamische functie is UNIEK (Engels UNIQUE). Die geeft als resultaat een lijst met de unieke items uit een gebied.

De functie heeft hier 1 argument.

Het bereik waar de unieke items uit moeten komen.
Bij ① B3:B17 en bij ② de kolom Land van herkomst van de tabel Tabel2 (Tabel2[Land van herkomst]).

Weer de #

Zou ik bij de functie FILTER een optelling maken van het dynamische bereik, dus =SOM(E3#), dan zullen alle data in de cellen E3:G8 opgeteld worden: 404,8. Daarbij zullen alleen getallen van G3:G8 opgeteld worden (SOM slaat niet numerieke gegevens over bij het optellen).

Zou ik de functie AANTALARG (Engels COUNTA) gebruik bij het dynamische bereik van de uniek-functie, dan staat er dus =AANTALARG(D3#) en is de uitkomst 3.

Voordelen van een tabel versus bereik

Een dynamische functie kan dus zowel overweg met een cellenbereik als met een Excel-tabel. Maar dat laatste is flexibeler!
Stel dat er bij het voorbeeld van de filterfunctie een artikel categorie B bij komt. Dan zal bij ① het cellenbereik handmatig aangepast moeten worden (je moet er dus zelf aan denken en actie ondernemen!). Bij een tabel wordt de tabel vanzelf groter en past het resultaat zich vanzelf aan ②! Minder kans op fouten dus!

Bij UNIEK hetzelfde: wordt het bereik groter, dan breidt de tabelformule zich automatisch uit en de bereikformule doet dat niet.

Samenvatting

De # kom je dus tegen in berekeningen waarbij verwezen wordt naar een dynamisch bereik.
Zo’n bereik is herkenbaar aan de blauwe rand eromheen, als je een cel in dat bereik selecteert.
De berekening staat alleen in de cel linksboven van dat bereik en ‘loopt over’ in de andere cellen (die cellen moeten leeg zijn).
Een dynamisch bereik komt het beste tot zijn rechts als je die gebruikt met een Excel-tabel. Bij het groter (en kleiner) worden van de tabel, past het bereik zich automatisch aan omdat er tabelformules gebruikt worden, zoals je ziet in de laatste afbeelding.

30 oktober 2024

PDF importeren in Word en Excel

Blog

Decoratieve afbeelding die symboliseert dat je een pdf kunt binnehalen in Word en Excel

Een PDF-bestand wordt vaak gebruikt omdat het er dan op alle apparaten hetzelfde uitziet. Dat geeft de afkorting al aan: Portable Document Format. Ook wordt het vaak gebruikt omdat het door de meeste mensen niet bewerkt kan worden. Zo’n bestand lees je met een PDF-reader, een gratis programma (de bekendste is waarschijnlijk Adobe Reader. Maar als je de PDF wilt kunnen bewerken, dan heb je aanvullende software nodig waar je vaak voor moet betalen!
Maar tijdens trainingen krijg ik vaak de vraag of je er met de Office-programma’s “wat mee kunt”. Het antwoord is vaak “ja”. Met Word kun je het openen en bewerken. In Excel kun je de gegevens eruit halen bijvoorbeeld voor verdere analyse.

Is de PDF tekst of een afbeelding?

Om antwoord te krijgen op deze vraag moet je het document in een reader openen. Kun je dan over de tekst slepen met de muis, dan is het een tekst ①. Lukt dat niet en wordt in feite de hele pagina geselecteerd, dan is het een afbeelding ②. Met een afbeelding kun je meestal minder doen dan met een tekst.

Overnemen met kopiëren en plakken

Als je over de tekst kunt slepen, kun je die selecteren, kopiëren (Ctrl+c) en dan elders plakken (zie ②) en dan verder bewerken. Toch kan dat er soms totaal anders uitzien dan in de PDF!

PDF document bewerken in Word

In Word kun je een pdf openen. Je krijgt dan wel een waarschuwing dat het even kan duren en dat het er niet hetzelfde kan uitzien als het origineel. Soms levert dit zelfs wat op als het een pdf-afbeelding is.

Loop het document goed langs, want er wil nog wel eens ‘gewone’ tekst in een tekstvak staan.
Maar je kunt het bewerken. Als je het opslaat wordt het standaard een Word-document.

PDF-documenten en Excel

In Excel kun je niet direct een PDF openen, maar je kunt de gegevens wel importeren.

Kies Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF.
Selecteer het PDF-bestand.
In het navigatievenster zie je hoe het bestand is opgebouwd.
- Er kunnen bijvoorbeeld tabellen in staan die herkend worden ①. Ook zie je altijd de pagina’s staan ②.
- Klik je op een element dan zie je rechts een voorbeeld ③: handig voor de herkenning.
- Kies wat je wilt gebruiken om te importeren. Kies bij voorkeur tabellen, want daar heb je het minste werk aan (bij een pagina staan bijvoorbeeld ook kop- en voetteksten er altijd bij).
  Als je meer elementen nodig hebt, moet je dat eerst aangeven ④.
- Kies daarna Gegevens transformeren om te bewerken ⑤.
Je bent nu overgeschakeld naar Power Query. In dat programma voer je de bewerkingen uit die nodig zijn. Het lijkt heel veel op Excel en je zult veel dingen op dezelfde manier kunnen doen als in Excel. Gebruik ook hier vaak de rechtermuisknop, want die is erg handig.
Verwijder bijvoorbeeld kolommen en rijen die je niet nodig hebt. Splits kolommen als gegevens verdeeld moeten worden.
- Alle bewerkingsstappen die je uitvoert worden vastgelegd als Toegepaste stappen ①.
- Ongedaan maken bestaat hier niet, maar je kunt wel een stap verwijderen met het kruisje ②.
- Je ziet steeds hoe het uitpakt in het voorbeeld ③.
Als alles naar wens is, zet je het in Excel met Sluiten en laden④.
- Standaard wordt het dan een tabel op een nieuw werkblad.
  Maar kies je het menu van die knop en dan Sluiten en laden naar… dan heb je ook andere mogelijheden om te importeren.
De gegevens staan dan in Excel.
- Heb je een foutje gemaakt, of moet er nog meer gedaan worden? Dubbelklik dan rechts op de query die gemaakt is (of rechtsklik erop > Bewerken).
  Je kunt dan aanvullingen doen of verbeteringen aanbrengen.
- Zet het weer terug met Sluiten en laden.

Houd er rekening mee, dat er op deze manier een koppeling is tussen de PDF en je Excel-bestand. Als je het Excel-bestand sluit en later weer opent krijg je dan ook een melding dat er Externe koppelingen zijn.
Wil je van die koppeling af? Klik dan met de rechtermuisknop op de query en kies Verwijderen. Je houdt dan alleen de tabel over.

Over Power Query is nog veel meer te melden. Wil je meer weten? Neem contact op voor een training of werkplekbegeleiding: https://toels-pc.nl.

Welke opties heb je met een afbeelding-PDF?

Zoals eerder aangegeven kun je hier soms wat mee als je het opent in Word.
In Excel kun je een poging wagen om de tekst uit een afbeelding te halen. Het eindresultaat is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de afbeelding!
Excel kan tekst halen uit een afbeeldingbestand (bijv. JPG of PNG) of uit een gekopieerde afbeelding. Een PDF-is geen afbeeldingsbestand dus Afbeelding uit bestand kun je niet gebruiken niet werken.

Open het PDF-bestand in een reader.
Je moet de afbeelding op het klembord krijgen. Dan kan bijvoorbeeld zo.
- Klik op de afbeelding en kopieer dit met Ctrl+c.
  De afbeelding staan nu op het klembord.
- Maak een schermafdruk met Windows+Shift+s en sleep over de gegevens die in de afbeelding moeten komen.
Kies daarna in Excel Gegevens > Uit afbeelding > Afbeelding uit Klembord.

Rechts verschijnt een schermdeel waar de afbeelding wordt ‘gelezen’.
Gebruik Controleren ① om de plaatsen langs te gaan waar Excel vraagtekens bij heeft. Verbeter dit als dat nodig is > Accepteren ②.
Kies daarna Gegevens invoegen ③ om de gegevens in Excel te krijgen.

De gegevens staan nu in het werkblad en je kunt ermee aan de slag.
In tegenstelling tot ophalen uit een pdf-bestand, is er nu geen koppeling met de afbeelding meer.

3 oktober 2024

Zoeken in de Office-programma’s

Blog

Decoratieve afbeelding die zoeken in een tekst symboliseert

In de enorme hoeveelheid gegevens op je computer zul je niet altijd exact weten waar iets staat. Dus zul je ‘zoeken’ vast wel eens gebruikt hebben. Het klinkt simpel, maar tijdens trainingen merk ik toch soms wat problemen hiermee of krijg ik een “Oh, DAT is handig!” te horen.
Hoe het zoeken gebeurt is niet in alle Microsoft Office-programma’s hetzelfde. Eenduidigheid is hierbij ver te ‘zoeken’ 😉!
Daarom dit blog over Zoeken.

Wat bijna altijd geldt bij Zoeken

Wat wordt gezocht?
Als je in een programma ‘zoeken’ gebruikt wordt er bijna altijd naar een combinatie van tekens gezocht. Dat betekent dat als je zoekt naar ‘scherm’ dat je dan niet alleen het woord ‘scherm’ vindt, maar ook bijvoorbeeld ‘beschermen’, ‘schermtijd’.
Waar wordt gezocht?
Als je tevoren een selectie hebt gemaakt, zal in eerste instantie alleen binnen die geselecteerde tekst/cellen/dia’s/map worden gezocht. Heb je geen selectie gemaakt, dan wordt overal gezocht. Bekijk bijzonderheden per programma hieronder.
Sneltoets
In de meeste programma’s kun je het zoeken starten met een vaste sneltoets: Ctrl+f van het Engelse Find). Vreemd genoeg is de sneltoets in Outlook anders, namelijk Ctrl+e.
Na die sneltoets moet je de zoektekens opgeven. Hoe dat gebeurt is niet in alle Office-programma’s hetzelfde.
Waar vind je het?
In de Office-programma’s vind je dit ‘zoeken’ op de tab Start met een loep-afbeelding erbij: in Word en PowerPoint is Zoeken een aparte opdracht ①, in Excel is het een opdracht in het menu bij Zoeken en selecteren ②. In Outlook staat het niet op een tabblad maar in de titelbalk bovenaan ③.

Omdat de verschillende instellingen en keuzes die je hebt per Office-programma nog verschillen, beschrijf ik het hierna per programma.

Word

Als je een tekst in Word gaat doorzoeken, krijg je met Bestand > Zoeken (of Ctrl+f) een apart schermdeel Navigatie te zien. In dit scherm is dan Resultaten geselecteerd. Als je dat schermdeel al had, zal overgeschakeld worden naar het onderdeel Resultaten.
Je typt hier de zoektekens in ① en direct eronder zie je hoe vaak dit voorkomt ②. In het document zelf worden die zoektekens gemarkeerd ③.
In het navigatievenster kun je bladeren door de gevonden resultaten met de knoppen bij ④.

Wil je nauwkeuriger zoeken, dan kun je de Opties gebruiken via de menuknop ①.
Dan verschijnt een apart scherm ②. Daar kun je bijvoorbeeld opgeven dat je alleen de tekencombinatie wilt vinden als een Heel woord of dat er ook onderscheid gemaakt moet worden tussen hoofd- en kleine letters (Identieke hoofdletters/kleine letters).

Wat hier pas sinds kort aanwezig is, dat je kunt zoeken op de tekens aan het begin of einde, dat dat je leestekens (interpunctie) en spaties kunt negeren bij het zoeken ③.
Ook kun je zou zoekwensen tegenwoordig als een standaard laten instellen met de knop bij ④.

Word kent ook Geavanceerd zoeken. Dit vind je in het menu van de Zoeken-knop ①. Heb je het Navigatiescherm, dan vind je dat onder het menu ②.

Dit levert een dialoogvenster op met nog meer mogelijkheden. Met Volgende zoeken kun je langs de resultaten in het document gaan. Met de knop Minder/Meer ① kun je dit uitgebreider maken of niet.

Handig zijn hier:

Markeren voor lezen ② zal alle gevonden tekst geel markeren in het hele document
Zoeken in ③ om aan te geven of je in de tekst van het document wilt zoeken of in de kop-voettekst
Opmaak ④ om bepaalde opmaak te zoeken. Als je geen tekens invult zal bijvoorbeeld “vet en cursief’ gevonden worden. Als je er tekens bij opgeeft alleen de tekens in die opmaak.
Met de knop Geen opmaak ⑤ kun je die opmaak weer verwijderen.
Speciaal ⑥ om speciale tekens te zoeken zoals een Enter (=Alineamarkering), een zelf aangebracht pagina-einde of een vaste spatie. Die worden met een code weergegeven in het zoekvak (^p is bijvoorbeeld een Enter).

Excel

In Excel vind je Zoeken op de tab Bestand in het menu bij Zoeken en selecteren. Ook hier ga je met Volgende zoeken steeds naar het volgende zoekresultaat.

Met Opties kun je het dialoogvenster uitgebreid of minder uitgebreid maken.

Binnen ①: hier geef je aan of je alleen wilt zoeken in het huidige werkblad of in het hele bestand (werkmap).
Zoekrichting ②: geef aan of je rij voor rij wilt doorzoeken of kolom voor kolom.
Zoeken in ③: geef aan in welke soort gegevens je wilt zoeken (bijvoorbeeld in formules of notities).
Identieke hoofdletters/kleine letters en Identieke celinhoud ④ zijn hetzelfde als bij Word.
Opmaak ⑤ geeft je de optie om bepaalde opmaak te zoeken of de zoektekst in een bepaalde opmaak (net als bij Word)
Alles zoeken ⑥ breidt het dialoogvenster nog verder uit en toont alle plekken waar het zoekresultaat staat. Dit kun je gebruiken om erheen te gaan (erop klikken).
Vergeet niet dat je een dialoogvenster groter kunt maken als je rechtsonder deze puntjes ziet!

PowerPoint

In PowerPoint is veel hetzelfde als in Word. Het dialoogvenster is vrij eenvoudig. Wat hier bijzonder is, is dat er ook een knop Vervangen aanwezig is. Daarmee kun je de zoektekens laten vervangen door andere tekens.

Wat PowerPoint heeft en de andere programma’s niet, is het vervangen van een gebruikt lettertype in de hele presentatie.

Outlook

Outlook is wat zoeken betreft een buitenbeentje. Allereerst is van belang in welk onderdeel je zoekt: in de mail, agenda of contacten.
Als je in het zoeken-vak van de mail klikt en iets typt vult het programma dit aan voorgestelde teksten, namen van geadresseerden of afzenders, bestanden waar de tekst in kan voorkomen enzovoort.

Tegelijk zal er een speciaal tabblad Zoeken verschijnen waarin je het zoeken verder kunt opgeven. Belangrijk is bijvoorbeeld het Bereik waar gezocht wordt (Huidige postvak, huidige map, Alle postvakken, Submappen of Alle Outlookitems).

Dat speciale tabblad Zoeken past zich aan het onderdeel van Outlook aan waar je zoekt.
Zo ziet het eruit in de Agenda ① en zo in de Contacten ②.

24 september 2024

Afbeeldingsindelingen in Word

Blog

Altijd een lastig onderwerp in een training: wat gebeurt er nu met een afbeelding in Word en met de tekst die er wel/niet omheen gaat.
Wat er gebeurt, hoe je dat kunt beïnvloeden en welke instellingen er mogelijk zijn leer je in deze blog.

Dit blog sluit aan bij de minicursus op YouTube: https://youtu.be/XmAEyxIqT78

Afbeeldingen en objecten

Wat ik hier ga uitleggen geldt niet alleen voor afbeeldingen, maar ook voor andere objecten. Denk aan vormen, grafische vormen, SmartArts en grafieken.

Bij al die elementen zie je een knop ernaast, als die is geselecteerd: de knop Indelingsopties.

In het lint heb je ook bij afbeeldingen en objecten die geselecteerd zijn een speciaal tabblad, waar je die opdrachten ziet die speciaal bedoeld zijn voor dit object. Hieronder zie je die tabbladen voor een afbeelding en een vorm.

Afbeeldingen en objecten kun je altijd invoegen met kopiëren en plakken. In Word vind je de opties in het menu Invoegen in de groep Illustraties.

Welke indelingsopties zijn er en wat betekent dat?

Als de afbeelding is geselecteerd en je klikt op de knop Indelingsopties, dan zie je welke mogelijkheden er zijn. Symbolisch zie je ook al een beetje wat dit inhoudt.

In tekstregel: De afbeelding of het object wordt als een teken in de tekst behandeld, dus net als een getypte letter. Dit betekent dat de afbeelding op dezelfde manier wordt geplaatst als tekst: de omliggende tekst zal zich nooit om de afbeelding heen gaan.
Vierkant: De tekst loopt in een rechthoek rondom de afbeelding. Dit zorgt ervoor dat de tekst rondom de afbeelding loopt en na de afbeelding weer verder gaat.
Dicht opeen: De tekst loopt dicht om de contouren van de afbeelding, waardoor er minder witruimte rondom de afbeelding is dan bij de vierkantoptie. Of de vorm echt wordt gevolgd is afhankelijk van de afbeelding. Bij een afbeelding zal dit bijna nooit het geval zijn, maar bij een vorm of pictogram wel.
Transparant: Er is bijna geen verschil met Dicht opeen, maar het kan in sommige situaties net wat dichter erop zitten.
Boven en onder: De tekst loopt alleen boven en onder de afbeelding, en niet aan de zijkanten.
Achter tekst: De afbeelding wordt achter de tekst geplaatst, waardoor de tekst over de afbeelding heen loopt.
Voor tekst: De afbeelding wordt voor de tekst geplaatst, waardoor de tekst achter de afbeelding verdwijnt.

Vergeleken met de andere opties is In tekstregel duidelijk anders dus. De tekst zal er nooit langs kunnen lopen. Versleep je een afbeelding dan zie je heel duidelijk het verschil. In tekstregel kun je het alleen verplaatsen tussen andere tekens. Bij het wijzigen van de afmetingen wordt het als het ware een groter of kleiner teken.

Welke indelingsoptie wordt standaard gebruikt?

Dat kun je zelf bepalen bij de Word-instellingen. Bestand > Opties > Geavanceerd > bij Knippen, kopiëren en plakken.

Vaste positie op de pagina

Naast deze indelingsopties kun je ook kiezen voor een vaste plaats op de pagina. Dan komt een afbeelding bijvoorbeeld altijd precies rechtsboven op de pagina te staan. Dat regel je via de knop Positie in het lint. Zo weet je zeker dat een afbeelding bijvoorbeeld linksonder aan de pagina staat.

Die vaste posities zijn alleen mogelijk als het niet in de tekstregel staat. Als je voor en achter een afbeelding in een tekstregel een Enter plaatst (hiermee zet je de afbeelding in een eigen alinea), dan kun je wel de uitlijnknoppen gebruiken om de afbeelding links, midden of rechts in de marges te krijgen.

19 augustus 2024