Tag Archief van: sneller werken

Poppetje met Excel-hoofd en klok in de hand

Een van de doelstellingen die mensen vaak aangeven bij een cursus, is dat ze tips willen hebben om sneller te kunnen werken. Ik heb daar al eerder een blog over gemaakt (https://toels-pc.nl/blog-sneller-werken). In dit blog 10 tips om tijd te besparen met Excel.
Tip 8 is een tip over een vrije nieuwe functionaliteit.

  1. Kopieer de cel erboven
  2. Kopieer de cel links van huidige cel
  3. Snel naar de onderkant gaan
  4. Snel tot de onderkant selecteren
  5. Kopieer tot de onderkant
  6. Combineer tips
  7. Snel navigeren naar een ander werkblad
  8. Gebruik de (nieuwe) navigatie
  9. Draai de instelling om met Ctrl
  10. Doorvoeren met de rechtermuisknop

Er zijn ook twee Snelle Korte Tips waarin deze tip worden gedemonstreerd. De eerste is te vinden via https://youtu.be/AHqQa7ZHMWE en de tweede volgt op 15 juli.

Tip 1 Kopieer de cel erboven

Met de sneltoets Ctrl+d kun je altijd de inhoud en opmaak van de cel erboven kopiëren.

Schermafbeelding: Als A7 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+d dan kopieer je de cel A6

Tip 2 Kopieer de cel links van huidige cel

Vrijwel vergelijkbaar: dat kan ook met de cel links van de actieve cel met de sneltoets Ctrl+r.

Schermafbeelding: Als B2 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+2 wordt cel A2 gekopieerd.

Tip 3 Snel naar de onderkant gaan

Je hebt een (lange) lijst en wilt snel naar de onderkant. Hiervoor is een sneltoets Ctrl+↓.
Voorwaarde is dat de kolom geen lege cellen bevat, want anders ga je met deze sneltoets naar de cel bóven de eerste lege cel. Je moet het dan enkele keren herhalen.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+omlaag cel A20 selecteren

Tip 4: Snel tot de onderkant selecteren

Als je Shift ingedrukt houdt en dan de pijltoetsen gebruikt, selecteer je de cellen vanaf het startpunt.
Combineer je deze tip met de vorige: met Ctrl+Shift+↓ selecteer je vanaf de startcel tot de onderkant. Dit werkt ook als je bijvoorbeeld met =SOM( zo’n bereik wilt selecteren.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+Shift+ omlaag cel A2: A20 selecteren

Tip 5: Kopieer tot de onderkant

In een lange lijst kun je een berekening heel snel naar de andere cellen van de lijst kopiëren als de kolom ervoor ook is gevuld: met een dubbelklik op de vulgreep!

Schermafbeelding: Als er een berekening staat in D2 en de C-kolom ervoor is gevuld tot C20, dan zal dubbelklikken op de vuilgreep de berekening kopiëren tot en met D20

Tip 6: Combineertip

De vorige tip is handig, maar soms moet je het naar beneden kopiëren en is de kolom ervoor niet (helemaal) gevuld. Dan werkt dat niet!

Schermafbeelding waarbij in de kolom ervoor lege cellen staan: dan werkt dubbelklikken op de vulgreep niet

Daarom een workaround.

  • ① Ga naar de onderkant van de lijst in een andere wél helemaal gevulde kolom (sneltoets: Ctrl+↓).
  • ② Ga vervolgens in dezelfde rij naar de kolom waarvan je de inhoud wilt kopiëren.
  • ③ Gebruik de sneltoets Ctrl+Shift+↑ om te selecteren tot en met de cel die je wilt kopiëren.
  • ④ Gebruik de sneltoets Ctrl+d om de inhoud van de bovenste cel te kopiëren naar de andere geselecteerde cellen.

Schermafbeelding van de beschreven stappen

Tip 7: Snel navigeren naar een ander werkblad

Zeker als er veel werkbladen in een bestand zijn is dit een handige tip.

  • Klik met de rechtermuisknop op de navigatieknoppen bij de werkbladen.
  • Kies het werkblad waar je naar toe wilt gaan en OK (of dubbelklik erop).

Schermafbeelding waarbij met de rknop geklikt wordt op de navegiatieknoppen rechts van de werkbladen. je krijgt dan een venster met alle werkbladen.

Tip 8: Gebruik de (nieuwe) navigatie

Sinds een tijdje heeft Excel ook een handige navigatiemogelijkheid in het menu Beeld [View].
Schermafbeelding met de beschreven stappen

  • Kies Beeld > Navigatie ①.
  • Je hebt nu een overzicht van alle werkbladen ② en klikt op het blad waar je heen wilt.
  • Via de rechtermuisknop kun je een blad een andere naam geven, verbergen en verwijderen ③.
  • Via de driehoek kun je elementen zien op een blad, zoals bereiken, tabellen en namen en grafieken ④.

Tip 9: Draai de instelling om met Ctrl

Slepen met de linkermuisknop kan ook met Ctrl ingedrukt. Vaak wordt er dan net een andere actie uitgevoerd.
In tip 5 heb je gezien hoe je met de vulgreep gegevens kunt doorvoeren door te slepen. Wat er dan gebeurt is afhankelijk van de celinhoud. Tekst, getallen en berekeningen worden gekopieerd, van een datum wordt een reeks gemaakt en van speciale teksten ook.
Met Ctrl draai je dit om!

Schermafbeelding wat er gebeurt bij slepen met de linkermuisknop en wat er gebeurt als dan ook de Ctrl-toets wordt ingedrukt.

  • Zet de muis op het blokje: wacht tot je een zwarte plus ziet! ①
  • Dit is de standaardmanier zonder ctrl ②.
  • Sleep met Ctrl ingedrukt met de linkermuisknop ③.
    De situatie wordt omgedraaid bij getallen, datums en ‘bekende’ teksten!

Tip 10: Doorvoeren met de rechtermuisknop

Aanvullend op de tip hierboven: je kunt ook slepen met de rechtermuisknop. Excel maakt dan geen keuze voor wat je gaat doen, maar je kiest zelf uit een menu.

Schermafbeelding van verschillende menu's als er gesleept wordt met de rechtermuisknop in plaats van met links.

 

Poppetje met duim omhoog en GOED-vinkje. Symbool voor Sneller Slimmer Beter

Vrijwel altijd komt in de introductiedeel van een training op mijn vraag “wat wil je vandaag leren” als antwoord “… en ook tips om sneller te werken”.
Maar hoe kun je nu “sneller werken”? In de eerste plaats is dat “weten wat er kan in een programma”, zodat je niet iets met een vreselijke omweg gaat uitvoeren.
Verder is werken met toetsencombinaties een manier om sneller te werken. Hiervoor kun je vaak terecht in de Help met als zoekterm “sneltoets” of “shortcut”. Diezelfde termen kun je ook gebruiken om te googlen. Zet er dan vooral de programmanaam bij als je zoekt!
Sneltoetsen werken sneller omdat de muis gebruiken extra handelingen geeft. Je moet de muis oppakken, dan de juiste plaats aanwijzen op het scherm en dan klik je ergens. Ik noem dat altijd “pakken-richten-schieten”.

Over die sneltoetsen gaat deze blog niet. Wel over dubbelklikken met diezelfde muis.
Hieronder heb ik, met Excel als voorbeeld, enkele handige dubbelkliks beschreven.
Veel van die dubbelkliks werken niet alleen in Excel, maar ook in andere programma’s!

1.    Dubbelklik in dialoogvensters (werkt in vrijwel alle programma’s)

Vaak hoef je niet te klikken op OK in een dialoogvenster, omdat dubbelklikken ook werkt.
Doe dit niet bij selectievakjes ☒, want dan is dubbelklikken Aan en weer UIT.

2 voorbeelden van dialoogvensters waarin dubbelklikken sneller is

2.    Formule bewerken en tegelijk controleren (specifiek Excel)

Als je op een cel met een formule dubbelklikt, kun je de formule direct bewerken. Je hoeft dus niet in de formulebalk bovenaan te klikken.
Het is ook een manier om te controleren of je de juiste cellen gebruikt in de berekening, want dat geeft Excel aan met kleuren (maar dat werkt ook in de formulebalk).

Schermafbeelding waarin je met kleuren ziet van de cellen waarmee gerekend worden

Pictogram van een wekker waar alarm afgaat, ten teken van LET OP!  LET OP!

Zorg wel dat je dubbelklikt met de juiste muisvorm!
Een grote witte plus: je bewerkt de celinhoud.
Klik je op een van de randen (muisvorm: soort windroos met pijl), dan ga je een andere cel selecteren: rechterrand naar meest rechtse nog gevulde cel, onderrand naar onderste gevulde cel.

Schermafbeelding wat er gebeurt als je dubbeklilkt op de onderrand of rechterrand

3.    Kopiëren naar beneden (specifiek Excel)

Wil je de celinhoud van bijvoorbeeld een formule net zover naar beneden kopiëren als in de cel ervoor of erachter? Dubbelklik dan op het blokje rechtsonder bij de cel (let op de muisvorm: een zwarte plus!).

Schermafbeelding wat er gebeurt bij dubbeklikken op de vulgreep

4.    Meer ruimte voor je werk (werkt in alle MS Office-programma’s)

Ik heb mijn lint altijd helemaal geopend, zodat ik de knoppen altijd zie. Maar soms wil je zo veel mogelijk van het werkgebied in een programma op het scherm zien.
Door te dubbelklikken op een van de tabs in het lint kun je die snel open en dichtvouwen.

Schermafbeelding van het lint opengevouwen en dichtgevouwen

5.    Schermvullend maken en terug (werkt in programma’s met Windows als besturingssysteem)

Meestal werk ik met het programma helemaal schermvullend (maximaal) om zoveel mogelijk te zien.
Als je dubbelklikt in de titelbalk van een programma, maak je het venster maximaal. Vaak werkt dit ook op een lege plek in het lint.
Doe je hetzelfde nog een keer dan krijgt het venster weer de vorige venstergrootte.

Hetzelfde dus als de knoppen rechtsboven bij een venster.

Schermafbeelding van locatie om te dubbelklikken voor schermvullend of niet

6.    Dubbel voordeel: Speciale tabbladen sneller zichtbaar en opmaakvenster (werkt in veel MS Office-programma’s)

Je kent de context-tabbladen wel. Als je een afbeelding invoegt of een grafiek maakt dan verschijnt in het lint direct het tabblad voor dat speciale onderdeel (die context), vandaar de naam ①.
Als je verder werkt en op de grafiek of afbeelding klikt, wordt de afbeelding of grafiek alleen geselecteerd: de speciale tab wordt niet geactiveerd ②.
Dubbelklik je op de grafiek/afbeelding, dan gebeurt dat wel.
Bij een grafiek heeft dat nog een ander voordeel: rechts verschijnt ook het deelvenster om het onderdeel waarop je dubbelklikte verder op te maken ③.

Schermafbeelding van gafiek met contextgevoelig tabblad en speciaal deelvenster

7.    Kolombreedte (werkt in veel programma’s bij kolombreedtes)

Door te dubbelklikken op de scheiding tussen twee kolommen, kun je een kolom best passend maken ①. Dat weten veel mensen wel.
Maar dat kan ook voor meer kolommen tegelijk: selecteer meer kolommen en dubbelklik dan op de scheiding bij één van de geselecteerde kolommen ②.

Schermafbeelding hoe je verschillende kolommen tegelijk best passend kunt maken