Tag Archief van: powerpoint

Het nieuwe lettertype in Office-programma’s

Misschien dat je het al hebt gemerkt: Microsoft heeft in de Office-apps (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) sinds een tijdje een ander lettertype als je begint met een nieuw leeg document. Tot een tijdje geleden was het standaardlettertype Calibri en nu is dat Aptos.
Los van het feit of je het een ‘mooi’ lettertype vindt: velen vinden het hinderlijk dat er weinig onderscheid is tussen vette tekst in Aptos en normale tekst.

Tijdens mij trainingen krijg ik daarom vaak de vraag of dit aangepast kan worden. En het antwoord is: ja, dat kan. Maar het gaat niet in alle Office-apps op dezelfde manier.
In deze blog laat ik je zien hoe je terug kunt keren naar Calibri of naar een lettertype dat jouw voorkeur heeft voor nieuwe bestanden. Ik heb bijvoorbeeld voorkeur voor Verdana.

LET OP: als je een sjabloon gebruikt, bijvoorbeeld voor document in de huisstijl van je bedrijf, zal het deze lettertypewijziging niet van belang zijn. En onderstaande stappen gelden voor nieuwe lege documenten die je gaat maken in de programma’s.

Wat is een nieuw leeg bestand eigenlijk?

Het is in ieder geval niet een bestand waarin niets is geregeld. Sterker nog: er is al heel veel geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het papierformaat, de marges, het lettertype, de uitlijning, is het staand of liggend.
Wat ik bedoel is: het bestand dat je maakt als je kiest voor Bestand > Nieuw > Leeg … [File > New > Blanc ... Of met de sneltoets Ctrl+n.

Standaardlettertype wijzigen in Word

In Word is het centrale woord hierbij de sjabloon NORMAL.DOTM. Dat is de basis voor een nieuw leeg Word-document. Je kunt zonder standaardlettertype wijzigen, zonder dat je deze speciale sjabloon opent.

  • Maak in een document via Start > Lettertype [Home > Font] de gewenste instelling via de knop bij ①.
  • Je krijgt dan het dialoogvenster Lettertype waar je de gewenste instelling maakt ②.
  • Daarna kies je voor Als standaard instellen [Set as Default] ③.
  • In het dialoogvenster dat dan verschijnt kies je de onderste optie ④.
  • Misschien dat je bij het afsluiten van Word nog een vraag krijgt of je de wijzigingen in NORMAL.DOTM wilt opslaan. Kies dan Ja.

Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Word.

Standaardlettertype wijzigen in Excel

Hier moet je naar de standaardinstelling van Excel zelf om het lettertype voor nieuwe lege werkmappen te vervangen.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Kies links de rubriek Algemeen [General] ①.
  • Blader naar het onderdeel Wanneer nieuwe werkmappen worden gemaakt [When creating new workbooks].
  • Kies daar het gewenste lettertype en lettergrootte ②.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Excel.

Je krijgt een melding dat het pas ingaat als je Excel afsluit en daarna weer start.

Dialoogvenster met de extra waarschuwing.

Standaardlettertype wijzigen in PowerPoint

In dit programma is het iets ingewikkelder.

  • Maak een nieuwe lege presentatie.
  • Kies Ontwerpen ① > menu bij Varianten > Lettertypen ② [Design > Variants > Fonts] >kies Office 2013-2022 ③ (of maak een andere keuze).
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertypethema in PowerPoint
  • Je hebt nu het lettertype gewijzigd voor de huidige presentatie.
    Nu moet dit nog doorgevoerd worden als je nieuwe standaard.
  • Houd de presentatie verder leeg en kies Bestand > Opslaan als [File > Save as].
    • Kies Bladeren [Browse].
    • Geef het bestand de naam Blank ①.
    • Geef als type op PowerPoint-sjabloon [PowerPoint Template] ②.
      WAARSCHUWING: Omdat je kiest voor het bestandstype “sjabloon” zal het bestand automatisch op de juiste plaats worden opgeslagen. Kies dus niet een andere locatie!
      Schermafbeelding hoe je het bestand voor de nieuwe lege presentatie moet opslaan in PowerPoint.
  • Nu moet je opletten. Je begint een nieuwe lege presentatie vanaf nu met Bestand > Nieuw > Default Theme [File > New > Default Theme] en niet meer met Lege presentatie [Blank Presentation]!
    Schermafbeelding welke nieuwe presentatie je moet kiezen voor het juiste lettertype in PowerPoint.

Alternatief: je kunt in de laatste stap het bestand ook opslaan als een sjabloon met een andere naam, bijvoorbeeld Mijn Lege Presentatie. Die gebruik je dan steeds als basis voor nieuwe

Standaardlettertype wijzigen in Outlook

In Outlook wijzig je het weer op een andere manier.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Ga naar de rubriek E-mail [Mail] ①.
  • Kies Briefpapier en Lettertype [Stationary and Fonts] ②.
  • Kies in het vervolgscherm voor het tabblad Persoonlijk e-mailpapier [Personal Stationary] ③.
  • Kies Lettertype onder Nieuwe e-mailberichten [Font New mail messages] ④ en maak kies daarna het lettertype en evt. grootte ⑤.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Outlook.

Werken met vensters/schermdelen

Decoratief: verschillende citaten als "dit had ik eerder moeten weten".

Vaak heb je meer bestanden tegelijk geopend, soms zelfs meer per programma. Je hebt bijvoorbeeld 2 Word-documenten of Excel-bestanden tegelijk geopend. Hoe kun je daar nu handig mee werken? Of je nu één scherm hebt of met meer schermen werkt: deze tips kunnen altijd handig zijn. Vaak krijg ik een “had ik dit maar geweten” als ik het tijdens een training gebruik.

Windows-manier: twee venster onder/naast elkaar

Een standaardmanier van Windows om dit snel voor elkaar te krijgen is met een sneltoets:

  • Windows+→ (of met ←↓↑)
    zet het huidige venster rechts op het scherm zetten en toont de andere links. Klik op het venster dat je links wilt zien.
    Schermafbeelding van gebruik Windows-toets en pijl rechts: je kunt daarna een venster kiezen dat links moet komen.
  • In Windows 11 kun je bij een venster ook op het knopje wijzen en dan kiezen op welke manier je het scherm ingedeeld wilt hebben. Het huidige venster komt dan op die plaats en daarna kun je voor de overige vensters ook op een schermdeel klikken.
    Schermafbeelding van de knop Vorig formaat/Maximaliseren van een Windows-venster en de schermindeling die je dan ziet.

Binnen een programma overschakelen naar ander bestandsvenster

Wanneer je met Word, Excel of PowerPoint twee (of meer) bestanden geopend hebt, kun je in deze programma’s naar die andere geopende bestanden met het lint of met een sneltoets.

  • Ctrl+F6 schakelt over naar het volgende geopende bestand en dat kun je herhalen: je komt vanzelf weer terug bij het bestand waarmee je begon.
    Shift is ook hierbij de ‘omdraaitoets’: je gaat met Ctrl+Shift+F6 in dezelfde volgorde weer terug.
  • Via het lint doe je dit met Beeld > Ander venster. Je ziet dan alle geopende bestanden en kiest welke je wilt zien.
    Schermafbeelding van de knop Ander venster op de tab Beeld in het lint.

Twee delen van een bestand gelijktijdig zien

Soms is het handig om 2 delen van een programma tegelijk te kunnen zien. Het meest wordt dit gebruikt in Excel: je wilt bijvoorbeeld de gegevens op rij 100 zien, maar ook van de bovenste rijen. In PowerPoint kan het soms handig zijn bij het maken van een dia als je een andere dia ook kunt zien. In Excel is het handig als je verschillende werkbladen tegelijkertijd wilt zien.

Hierover heb ik ook een videotip gemaakt. Klik hier om die te bekijken.

  • Met Beeld > Nieuw venster maak je voor het document waar je mee bezig bent een tweede venster. Je zit dat in de titelbalk: er komt een nummer bij. Dit kun je herhalen voor een 3e, 4e enz aantal venster.
    Schermafbeelding van de titelbalk met de naam van een document en daarachter een nummer (1/2/etc).
  • Met Beeld > Alle vensters kun je deze vensters dan samen rangschikken op het scherm.

Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling

Met Word en PowerPoint worden niet alleen de verschillende vensters van hetzelfde bestand hiermee geranhschikt op het scherm, maar óók andere geopende bestanden.
Excel heeft het wat dat betreft beter geregeld: die vraagt bij Alle vensters of het gaat om alle venster die er in het programma geopend zijn ①, of alleen de vensters van de actieve werkmap ② (=huidige bestand).
Schermafbeelding van het dialoogvenster in Excel Alle vensters.

Scherm splitsen

Word en Excel hebben de mogelijkheid het scherm te splitsen.

  • Beeld > Splitsen.

Je scherm wordt in tweeën gedeeld, maar blijft in hetzelfde venster. Elk deel heeft een schuifbalk ①, zodat je door te scrollen een ander deel van het bestand op het scherm kunt weergeven.
Door je muis op een splitsing te plaatsen kun je die verplaatsen ②.

De splitsing ongedaan maken doe je weer via het lint met Beeld > Splitsing verwijderen.

Schermafbeelding van Word net eeb in twee delen gesplitst venster.

Ook hier is het in Excel weer net even anders. Die splitst het scherm in 4 delen. Waar exact, hangt af van de actieve cel. Alle rijen erboven worden de horizontale splitsing en alle kolommen links ervan de verticale. Heb je zoals in de afbeelding I28 geselecteerd ①, dan zullen de eerste 27 rijen het bovenste schermdeel vormen en de kolommen A:H het linkerschermdeel. Scrollen doe je met de schuifbalken ②.

Schermafbeelding van een splitsing in Excel met 4 schermdelen.

Titels blokkeren op het scherm en op de afdruk

Excel heeft daarnaast de mogelijkheid om titels te blokkeren. Dat betekent dat de eerste rijen/kolommen op het scherm altijd blijven staan. Ook kun je titels blokkeren voor het afdrukken (of het maken van een PDF). Dat geef je apart aan.

Titels blokkeren op je scherm

  • Beeld > Blokkeren.
    Schermafbeelding van de knop Blokkeren in Excel.
  • Maak een keuze.
    • Titels blokkeren werkt op basis van de actieve cel (net als splitsen). Alle rijen erboven en alle kolommen links van de actieve cel worden vastgezet.
    • Bovenste rij blokkeren zet alleen rij 1 vast.
    • Eerste kolom blokkeren zet alleen kolom A vast.

Titels blokkeren bij het afdrukken of maken van een PDF

  • Kies Pagina-indeling > Afdruktitels.
  • Geef aan welke rij(en) en welke kolom(men) je op elke pagina herhaald wilt hebben.
    Schermafbeelding van het dialoogvenster Pagina-instelling in Excel , tab Blad waar je de afdruktitels in kunt stellen.

Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling

LET OP:

  1. Titels blokkeren en Afdruktitels zijn instellingen die opgeslagen worden. Dat geldt niet voor de andere schermindelingsopties die hier besproken zijn. Ook hier weer een uitzondering voor Excel: splitsen wordt ook in Excel opgeslagen!
  2. Wil je een andere titelblokkering dan de huidige, dan moet je eerst kiezen voor Blokkeren > Titelblokkering opheffen.

Extra tips voor Excel-gebruikers

Soms wil je titels blokkeren gebruiken, maar gaat het eigenlijk alleen maar om één belangrijke rij. De rest staat er ‘toevallig’ boven. Bekijk onderstaande voorbeeld maar eens De eerste rijen bevatten informatie die niet per se op het scherm hoeft te blijven. Dat is pas van belang vanaf rij 10 (als je de datum ook wilt zien) of rij 11.

Schermafbeelding met 10 rijen met info, maar vanaf rij 10 moet het in beeld blijven. De andere zijn niet belangrijk.

Hoe regel je dat dan?

  • Je zorgt dat de eerst getoonde regel rij 10 is ①.
  • Je selecteer daarna rij A12 en kies Beeld > Blokkeren > Titels blokkeren.
    Je krijgt dan de situatie van ②.
    Schermafbeelding hoe je toch titels kunt blokkeren en die overbodige gegevens er niet blijven staan.

Heb je een voorbeeld als dit, dan vormen de cellen van rij 11 in feite een tabel. Maak er dan een Excel-tabel van, want dan hoef je de eerste rij met de kolomomschrijvingen niet te blokkeren. Dat gebeurt dan automatisch!