Tag Archief van: pdf

PDF importeren in Word en Excel

Decoratieve afbeelding die symboliseert dat je een pdf kunt binnehalen in Word en Excel

Een PDF-bestand wordt vaak gebruikt omdat het er dan op alle apparaten hetzelfde uitziet. Dat geeft de afkorting al aan: Portable Document Format. Ook wordt het vaak gebruikt omdat het door de meeste mensen niet bewerkt kan worden. Zo’n bestand lees je met een PDF-reader, een gratis programma (de bekendste is waarschijnlijk Adobe Reader. Maar als je de PDF wilt kunnen bewerken, dan heb je aanvullende software nodig waar je vaak voor moet betalen!
Maar tijdens trainingen krijg ik vaak de vraag of je er met de Office-programma’s “wat mee kunt”. Het antwoord is vaak “ja”. Met Word kun je het openen en bewerken. In Excel kun je de gegevens eruit halen bijvoorbeeld voor verdere analyse.

Is de PDF tekst of een afbeelding?

Om antwoord te krijgen op deze vraag moet je het document in een reader openen. Kun je dan over de tekst slepen met de muis, dan is het een tekst ①. Lukt dat niet en wordt in feite de hele pagina geselecteerd, dan is het een afbeelding ②. Met een afbeelding kun je meestal minder doen dan met een tekst.

2 voorbeelden die het vershcil laten zien tussen een pdf met tekst die je iunt selecteren en een pdf als een afbeelding.

Overnemen met kopiëren en plakken

Als je over de tekst kunt slepen, kun je die selecteren, kopiëren (Ctrl+c) en dan elders plakken (zie ②) en dan verder bewerken. Toch kan dat er soms totaal anders uitzien dan in de PDF!

PDF document bewerken in Word

In Word kun je een pdf openen. Je krijgt dan wel een waarschuwing dat het even kan duren en dat het er niet hetzelfde kan uitzien als het origineel. Soms levert dit zelfs wat op als het een pdf-afbeelding is.

Schermafdruk van de waarschuwing

Loop het document goed langs, want er wil nog wel eens ‘gewone’ tekst in een tekstvak staan.
Maar je kunt het bewerken. Als je het opslaat wordt het standaard een Word-document.

PDF-documenten en Excel

In Excel kun je niet direct een PDF openen, maar je kunt de gegevens wel importeren.

  • Kies Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF.
  • Selecteer het PDF-bestand.
  • In het navigatievenster zie je hoe het bestand is opgebouwd.
    Schermafdruk met uitleg van het Navigator-venster

    • Er kunnen bijvoorbeeld tabellen in staan die herkend worden ①. Ook zie je altijd de pagina’s staan ②.
    • Klik je op een element dan zie je rechts een voorbeeld ③: handig voor de herkenning.
    • Kies wat je wilt gebruiken om te importeren. Kies bij voorkeur tabellen, want daar heb je het minste werk aan (bij een pagina staan bijvoorbeeld ook kop- en voetteksten er altijd bij).
      Als je meer elementen nodig hebt, moet je dat eerst aangeven ④.
    • Kies daarna Gegevens transformeren om te bewerken ⑤.
  • Je bent nu overgeschakeld naar Power Query. In dat programma voer je de bewerkingen uit die nodig zijn. Het lijkt heel veel op Excel en je zult veel dingen op dezelfde manier kunnen doen als in Excel. Gebruik ook hier vaak de rechtermuisknop, want die is erg handig.
    Verwijder bijvoorbeeld kolommen en rijen die je niet nodig hebt. Splits kolommen als gegevens verdeeld moeten worden.
    Schermafdruk van Power Query met een uitleg van de onderdelen

    • Alle bewerkingsstappen die je uitvoert worden vastgelegd als Toegepaste stappen ①.
    • Ongedaan maken bestaat hier niet, maar je kunt wel een stap verwijderen met het kruisje ②.
    • Je ziet steeds hoe het uitpakt in het voorbeeld ③.
  • Als alles naar wens is, zet je het in Excel met Sluiten en laden④.
    • Standaard wordt het dan een tabel op een nieuw werkblad.
      Maar kies je het menu van die knop en dan Sluiten en laden naar… dan heb je ook andere mogelijheden om te importeren.
      Schermafdruk van de knop Sluiten en laden naar en het venster dat daarna verschijnt
  • De gegevens staan dan in Excel.
    • Heb je een foutje gemaakt, of moet er nog meer gedaan worden? Dubbelklik dan rechts op de query die gemaakt is (of rechtsklik erop > Bewerken).
      Je kunt dan aanvullingen doen of verbeteringen aanbrengen.
      Schermafdruk van het deelvenster Query's en verbindingen, waar je de gemaakte query kunt zien
    • Zet het weer terug met Sluiten en laden.

Houd er rekening mee, dat er op deze manier een koppeling is tussen de PDF en je Excel-bestand. Als je het Excel-bestand sluit en later weer opent krijg je dan ook een melding dat er Externe koppelingen zijn.
Wil je van die koppeling af? Klik dan met de rechtermuisknop op de query en kies Verwijderen. Je houdt dan alleen de tabel over.

Over Power Query is nog veel meer te melden. Wil je meer weten? Neem contact op voor een training of werkplekbegeleiding: https://toels-pc.nl.

Welke opties heb je met een afbeelding-PDF?

Zoals eerder aangegeven kun je hier soms wat mee als je het opent in Word.
In Excel kun je een poging wagen om de tekst uit een afbeelding te halen. Het eindresultaat is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de afbeelding!
Excel kan tekst halen uit een afbeeldingbestand (bijv. JPG of PNG) of uit een gekopieerde afbeelding. Een PDF-is geen afbeeldingsbestand dus Afbeelding uit bestand kun je niet gebruiken niet werken.

  • Open het PDF-bestand in een reader.
  • Je moet de afbeelding op het klembord krijgen. Dan kan bijvoorbeeld zo.
    • Klik op de afbeelding en kopieer dit met Ctrl+c.
      De afbeelding staan nu op het klembord.
    • Maak een schermafdruk met Windows+Shift+s en sleep over de gegevens die in de afbeelding moeten komen.
  • Kies daarna in Excel Gegevens > Uit afbeelding > Afbeelding uit Klembord.
     Schermafdruk van de knop om gegevens te halen uit een afbeelding
     Rechts verschijnt een schermdeel waar de afbeelding wordt ‘gelezen’.
  • Gebruik Controleren ① om de plaatsen langs te gaan waar Excel vraagtekens bij heeft. Verbeter dit als dat nodig is > Accepteren ②.
    Schermafdruk van het deelvenster dat je moet doorlopen om de gegevens te controleren en in te voegen
  • Kies daarna Gegevens invoegen ③ om de gegevens in Excel te krijgen.

De gegevens staan nu in het werkblad en je kunt ermee aan de slag.
In tegenstelling tot ophalen uit een pdf-bestand, is er nu geen koppeling met de afbeelding meer.

PDF maken van een Excel-bestand

Je kunt binnen de Office-programma’s op verschillende manieren een PDF-bestand maken. Met Word en PowerPoint is dat minder een probleem dan met Excel. Je werkt daar immers op een ‘vel’ zoals het ook uit de printer komt.
Bij Excel werk je niet op een standaardvel papier, maar gebruik je gewoon de rijen en kolommen die je nodig hebt. En dat levert vaak problemen op bij het afdrukken, want vaak past het niet, wordt er op onhandige plaatsen op ene andere pagina gestart en dat soort zaken.
Al deze ‘problemen’ gelden ook als je er een PDF van maakt.

3 manieren om PDF’s te maken met Excel

  1. Bestand > Afdrukken
    Vervolgens kies je als printer Microsoft Print to PDF.
    Schermafdruk van Bestand Afdrukken waarbij het menu van de gekozen printer is geopend. Daar zie je Microsoft Print to PDF.
  2. Bestand > Exporteren > PDF of XPS maken
     Kies de plaats en typ de naam waaronder je het wilt opslaan > Publiceren.
     Schermafbeelding Bestand Exporteren, een beschrijving wat deze optie doet en de knop PDF of XPS maken.
  3. Bestand > Opslaan als
     Sla op als bestandstype PDF > kies plaats en typ de naam > Opslaan
    Schermafbeelding van Bestand Opslaan als waarbij als bestandstype is gekozen voor PDF.

In al deze gevallen kijkt Excel kijken naar de Instellingen van de printer die je vindt bij Bestand > Afdrukken > Instellingen.

  • Actieve bladen afdrukken
    Meestal heb je één werkblad geselecteerd, maar je kunt er ook meer selecteren. De geselecteerde werkbladen worden afgedrukt.
  • Hele werkmap afdrukken
    Alle werkbladen in dit bestand waar iets op staat worden afgedrukt. Ieder werkblad begint op een nieuwe pagina.
  • Selectie afdrukken
    De cel(len) die nu geselecteerde zijn worden alleen afgedrukt.

Schermafbeelding van Bestand Afdrukken met het geopende menu van de Instellingen.

Afdrukvoorbeeld

Of je nu een PDF gaat maken of gewoon afdrukt in Excel: als je veel rijen of kolommen hebt, zal het meestal niet passen op een vel A4. Daarom is het altijd van belang om het afdrukvoorbeeld te bekijken met Bestand > Afdrukken. Je kunt dan bladeren door de pagina’s en zien hoe het wordt.

Met welke instellingen?

Welke afdrukinstellingen er gebruikt worden kun je wijzigen bij de paginalay-out op de tab Pagina-indeling. Ook bij het maken van de PDF worden deze instellingen aangehouden.

Schermafbeelding van de tab Pagina-indeling

  • Marges: de witruimte die langs de randen van het papier vrijgehouden wordt.
  • Afdrukstand: staand of liggen (Eng: portrait of landscape)
  • Formaat: het papierformaat (meestal A4 of A3)
  • Afdrukbereik: het gebied van het huidige werkblad dat altijd afgedrukt wordt (het wordt dus ook opgeslagen!). Je moet tevoren dit gebied selecteren en dan kiezen voor Afdrukbereik bepalen.
  • Eindemarkeringen: hiermee kun je pagina-einden maken en verwijderen
  • Achtergrond: kies een afbeelding als achtergrond (een soort watermerk)
  • Afdruktitels: kies welke rijen en/of kolommen op elke afgedrukte pagina herhaald worden. Dat is handig bij lange tabellen voor de kolomnamen of bij brede tabellen voor de eerste kolom(men).
  • Breedte en Hoogte: hiermee bepaald je hoeveel pagina;s het in de breedte en/of in de hoogte moeten worden. Dit wordt bereikt door de Schaal aan te passen.
  • Schaal: als de Breedte of Hoogte zijn ingesteld (dat wil zeggen “niet staan op Automatisch”) is dit grijs en kun je het niet instellen. Anders kun je dat hier wel instellen.
  • Rasterlijnen > Afdrukken ingeschakeld betekent dat je de dunnen lijntjes ziet die je meestal ook op het scherm ziet. Je hoeft dan geen randen in te stellen bij de celeigenschappen.
  • Koppen > Afdrukken ingeschakeld betekent dat de rijnummers en kolomletters ook afgedrukt worden.

Overige instellingen

Dan zijn er enkele instellingen die minder vaak gebruikt worden. Die vind je als je klikt op deze plaatsen op die tab Pagina-indeling.

Schermafbeelding van de tab Pagina-indeling met pijlen bij de knopjes rechtsonder in de groepen Pagina-instellingen, Aanpassen aan pagina en Werkbladopties.

Het enige verschil tussen deze knoppen is het tabblad waar je in eerste instantie op uitkomt in het dialoogvenster Pagina-instelling.

Schermafbeelding van het venster Pagina-indeling met de tabs Pagina en Marges.

  • Pagina-tab: hier kun je de afdrukkwaliteit nog instellen en met welk nummer de paginanummering moet beginnen ①
  • Marges-tab: hier kun je ook aangeven waar de koptekst en voettekst geplaatst moeten worden ②. Zorg dat de waarde bij Koptekst kleiner is dan de marge Boven en dat de Voettekst-waarde kleiner is dan de marge Onder!
    Hier kun je ook opgeven of het wel of niet gecentreerd op de pagina moet komen ③ (alleen van belang als er weinig wordt afgedrukt)

Schermafbeelding van het venster Pagina-indeling met de tabs Koptekst/voettekst en Blad.

  • Koptekst-voettekst-tab: hier kun je aangeven welke tekst op elke afgedrukte pagina bovenaan moet komen (koptekst) of onderaan( voettekst). Je kunt kiezen uit verschillende kop-voetteksten ①die je vervolgens ziet bij ②.
    Met de knoppen Aangepaste koptekst/voettekst kun je eigen teksten maken.
    Bij ③ geef je bijzonderheden op voor de nummering en de uitlijning.
  • Blad-tab: hier kun je nog iets opgeven over de afdrukkwaliteit, wat er moet gebeuren met notities en opmerkingen die in het werkblad staan en fouten ④.
    Bij ⑤ geef je de volgorde op: eerst alle rijen en daarna de kolommen of andersom.

Volgorde bij maken PDF

  1. Maak voor elk werkblad waar je een PDF van wilt maken de gewenste pagina-instellingen.
  2. Bekijk het afdrukvoorbeeld
  3. Maak de PDF.