Tag Archief van: kopiëren

Afbeeldingsindelingen in Word

Altijd een lastig onderwerp in een training: wat gebeurt er nu met een afbeelding in Word en met de tekst die er wel/niet omheen gaat.
Wat er gebeurt, hoe je dat kunt beïnvloeden en welke instellingen er mogelijk zijn leer je in deze blog.

Dit blog sluit aan bij de minicursus op YouTube: https://youtu.be/XmAEyxIqT78

Afbeeldingen en objecten

Wat ik hier ga uitleggen geldt niet alleen voor afbeeldingen, maar ook voor andere objecten. Denk aan vormen, grafische vormen, SmartArts en grafieken.

Voorbeelden van andere objecten (vorm, pictogram, grafiek en smartart)

Bij al die elementen zie je een knop ernaast, als die is geselecteerd: de knop Indelingsopties.

voorbeeld van een geselecteerde foto met de knop Indelingsopties ernaast
In het lint heb je ook bij afbeeldingen en objecten die geselecteerd zijn een speciaal tabblad, waar je die opdrachten ziet die speciaal bedoeld zijn voor dit object. Hieronder zie je die tabbladen voor een afbeelding en een vorm.

Twee voorbeelden van de speciale tabs in het lint

Afbeeldingen en objecten kun je altijd invoegen met kopiëren en plakken. In Word vind je de opties in het menu Invoegen in de groep Illustraties.

De knoppen op de tab INvoegen om afbeeldingen of andere objecten in te voegen

Welke indelingsopties zijn er en wat betekent dat?

Als de afbeelding is geselecteerd en je klikt op de knop Indelingsopties, dan zie je welke mogelijkheden er zijn. Symbolisch zie je ook al een beetje wat dit inhoudt.

Geselecteerde afbeelding met een geopende knop Indelingsopties, waardoor je het menu ziet

  • In tekstregel: De afbeelding of het object wordt als een teken in de tekst behandeld, dus net als een getypte letter. Dit betekent dat de afbeelding op dezelfde manier wordt geplaatst als tekst: de omliggende tekst zal zich nooit om de afbeelding heen gaan.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling In tekstregel
  • Vierkant: De tekst loopt in een rechthoek rondom de afbeelding. Dit zorgt ervoor dat de tekst rondom de afbeelding loopt en na de afbeelding weer verder gaat.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Vierkant
  • Dicht opeen: De tekst loopt dicht om de contouren van de afbeelding, waardoor er minder witruimte rondom de afbeelding is dan bij de vierkantoptie. Of de vorm echt wordt gevolgd is afhankelijk van de afbeelding. Bij een afbeelding zal dit bijna nooit het geval zijn, maar bij een vorm of pictogram wel.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Dicht opeen
  • Transparant: Er is bijna geen verschil met Dicht opeen, maar het kan in sommige situaties net wat dichter erop zitten.
  • Boven en onder: De tekst loopt alleen boven en onder de afbeelding, en niet aan de zijkanten.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Boven en onder
  • Achter tekst: De afbeelding wordt achter de tekst geplaatst, waardoor de tekst over de afbeelding heen loopt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Achter tekst
  • Voor tekst: De afbeelding wordt voor de tekst geplaatst, waardoor de tekst achter de afbeelding verdwijnt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Voor tekst

Vergeleken met de andere opties is In tekstregel duidelijk anders dus. De tekst zal er nooit langs kunnen lopen. Versleep je een afbeelding dan zie je heel duidelijk het verschil. In tekstregel kun je het alleen verplaatsen tussen andere tekens. Bij het wijzigen van de afmetingen wordt het als het ware een groter of kleiner teken.

Welke indelingsoptie wordt standaard gebruikt?

Dat kun je zelf bepalen bij de Word-instellingen. Bestand > Opties > Geavanceerd > bij Knippen, kopiëren en plakken.

Schermafbeelding van de plaats waar jke de standaardinvoegwijze gekozen kan worden

Vaste positie op de pagina

Naast deze indelingsopties kun je ook kiezen voor een vaste plaats op de pagina. Dan komt een afbeelding bijvoorbeeld altijd precies rechtsboven op de pagina te staan. Dat regel je via de knop Positie in het lint. Zo weet je zeker dat een afbeelding bijvoorbeeld linksonder aan de pagina staat.

Knop Poositie met opengevouwen menu, waardoor je alle opties ziet

Die vaste posities zijn alleen mogelijk als het niet in de tekstregel staat. Als je voor en achter een afbeelding in een tekstregel een Enter plaatst (hiermee zet je de afbeelding in een eigen alinea), dan kun je wel de uitlijnknoppen gebruiken om de afbeelding links, midden of rechts in de marges te krijgen.

Schermafbeelding van een gecentreerde afbeelding in tekstregel met een Enter vóór en ná de afbeelding. Je ziet er ook de knoppen voor de alinea-uitlijning waarbij Centreren is gekozen

Pas op met kopiëren van tabelformules

Als lijsten, filteren, sorteren een onderwerp is bij een Excel-training, vertel ik altijd dat het verstandig is om van die gegevens een Excel-tabel te maken. Dat heeft heel veel voordelen. Een hele tijd geleden heb ik hierover al eens een videotip gemaakt “20 voordelen van Excel-tabellen en 1 nadeel”. Ondanks dat die al 6 jaar oud is, is die nog steeds actueel! Dit is de link: https://youtu.be/YOGNJyaDIKU

Maar naast dat ene nadeel dat genoemd is in die videotip, is ook een waarschuwing op zijn plaats. Namelijk over het kopiëren van formules die in zo’n tabel voorkomen. Daarover gaat dit blog.
Bekijk eventueel ook deze snelle korte tip over tabelformules: https://youtu.be/JWj_x4alq_k

Als voorbeeld gebruik ik deze data.

Schermafbeelding van gebruikte Excel-data: 1e kolom datums en in de kolommen erachter de verkopen van de kwartelen KW!, KW2 en KW3 in aparte kolommen

Even: hoe maak je een Excel-tabel?

Je maakt hiervan een tabel door het bereik te selecteren:

  • Invoegen > Tabel ①.
  • Pas indien nodig het voorgestelde bereik aan en controleer of de eerste rij inderdaad kopteksten (=kolomomschrijvingen) zijn en kies OK ②.
  • Je gegevens zien er dan anders uit: het is duidelijk dat ze bij elkaar horen ③!
    Er is ook een extra tabblad Tabelontwerp bijgekomen als een cel in die tabel is geselecteerd ④.
    Een tabel krijgt altijd een naam (Tabel1, Tabel2, etc) die je via dat speciale tabblad kunt aanpassen.

Schermafbeelding hoe deze data een tabel worden. Uitleg van de stappen

Tabelformules

Wanneer je berekeningen maakt in de tabel of daarbuiten met verwijzingen naar cellen in de tabel, worden standaard geen ‘normale’ celverwijzingen gebruikt (zoals =A2 of A1:A10).
In plaats daarvan zie je tabelformules. Die verwijzen met speciale teksten naar de elementen in zo’n tabel.

Overzicht van gebruikte elementen in tabelformules. Tabel1[#Kopteksten]=Kolomomschrijvingen Tabel1[#Totalen]=Totaalrij Tabel1[#Alles]-De hele tabel Tabel1[#Gegevens]=Alle rijen van de tabel Tabel1[Kolomnaam]=Kolom in tabel Tabel1[@]=Huidige rij in tabel Tabel1[@Kolomnaam]=Cel in huidige rij

Kopiëren van cellen (normale situatie)

Wanneer je een cel kopieert heb je hiervoor vele mogelijkheden. Natuurlijk “kopiëren & plakken” of de sneltoetsen hiervoor (Ctrl+c & Ctrl+v). Maar heel vaak wordt ‘doorvoeren’ gebruikt met de ‘vulgreep’. De vulgreep is dat blokje dat rechtsonder een cel staat en waar je muisaanwijzer een zwarte plus wordt. Door te slepen kun je kopiëren naar de aansluitende cellen (naar rechts, omlaag, links en omhoog).

Schermafdruk die toont wat de vulgreep is

Het maakt geen enkel verschil welke manier van kopiëren je gebruikt in Excel: het eindresultaat is altijd hetzelfde.

Kopiëren van tabelformules

Er is echter wel een verschil tussen kopiëren & plakken en doorvoeren met de vulgreep als het gaat om tabelformules!

Bij ① zie je de tabelformule =Tabel1[@KW1]+Tabel1[@KW2]: tel op de inhoud van de huidige rij van kolom KW1 (B2) en KW2 (C2).

  • Resultaat na “kopiëren & plakken”: =Tabel1[@KW1]+Tabel1[@KW2]
    De formule blijft hetzelfde: de verwijzingen blijven naar dezelfde cellen verwijzen ②.
  • Resultaat na doorvoeren naar rechts: =Tabel1[@KW2]+Tabel1[@KW3]
    De formule is aangepast: de verwijzingen zijn opgeschoven naar rechts en KW2 (C2)en KW3 (D2) worden opgeteld! ③ Schermafbeelding van de gewijzigde tabelformules

Je ziet het bijvoorbeeld ook bij deze formule: =SOM(Tabel1[KW1])
Hier worden de verkopen van kolom KW1 van de tabel allemaal opgeteld.

Schermafbeelding van de situatie die erboven is beschreven

Kopieer & Plak je dit naar de cel ernaast, dan blijft het de optelling van KW1.
Maar gebruik je doorvoeren naar rechts dan krijg je de optelling van KW2!
Zou je hem nog verder doorvoeren, dan gebeurt er nog wat anders, zoals je in onderstaande afbeelding ziet. Drie cellen naar rechts is het de optelling geworden van de 1e kolom van de tabel (de Datum-kolom).

Schermafbeelding van de situatie die erboven is beschreven.

Kun je ook ‘normale’ celverwijzingen gebruiken in tabellen?

Ja dat kan ook, maar dan moet je ze zelf typen en kun je niet op de cellen klikken (dan gebruikt Excel standaard de tabelformule).
Maar je moet je dus wel realiseren wat er gebeurt als je tabelformules kopieert!

Eventueel kun je bij de instellingen van Excel aangeven dat je die tabelformules niet wilt gebruiken.
Pas op: dit is een instelling voor jouw Excel-programma en is dus niet gekoppeld aan een bestand! Met andere woorden: collega’s die in hetzelfde bestand werken kunnen hiervoor een andere instelling hebben!

  • Bestand > Opties.
  • Kies de rubriek Formules >Schakel het selectievakje bij Tabelnamen gebruiken in formules uit.
    Schermafbeelding van het dialoogvenster waarin je het wel/niet gebruik van tabelformules regelt.

Moet je dan geen tabel meer gebruiken?

Nee, dat zou mijn advies absoluut niet zijn. De voordelen blijven wat mij betreft opwegen tegen dit nadeel! Realiseer je dus het volgende als je berekeningen maakt met gegevens uit een Excel-tabel.

  • Kopiëren & Plakken
    De tabelformule blijft hetzelfde.
  • Doorvoeren met de vulgreep
    De tabelformule wordt aangepast.
    In feite ‘gedraagt’ de tabelformule zich nu als normale celverwijzingen. Die zouden ook bij het kopiëren naar rechts aangepast worden van =B2+C2 naar =C2+D2 (op welke manier je die dan ook zou kopiëren).

En zorg dat als je Excel-bestanden gebruikt waar anderen ook in werken, dat zij dit ook weten!

 

Bespaar tijd met deze 10 Excel-tips

Poppetje met Excel-hoofd en klok in de hand

Een van de doelstellingen die mensen vaak aangeven bij een cursus, is dat ze tips willen hebben om sneller te kunnen werken. Ik heb daar al eerder een blog over gemaakt (https://toels-pc.nl/blog-sneller-werken). In dit blog 10 tips om tijd te besparen met Excel.
Tip 8 is een tip over een vrije nieuwe functionaliteit.

  1. Kopieer de cel erboven
  2. Kopieer de cel links van huidige cel
  3. Snel naar de onderkant gaan
  4. Snel tot de onderkant selecteren
  5. Kopieer tot de onderkant
  6. Combineer tips
  7. Snel navigeren naar een ander werkblad
  8. Gebruik de (nieuwe) navigatie
  9. Draai de instelling om met Ctrl
  10. Doorvoeren met de rechtermuisknop

Er zijn ook twee Snelle Korte Tips waarin deze tip worden gedemonstreerd. De eerste is te vinden via https://youtu.be/AHqQa7ZHMWE en de tweede volgt op 15 juli.

Tip 1 Kopieer de cel erboven

Met de sneltoets Ctrl+d kun je altijd de inhoud en opmaak van de cel erboven kopiëren.

Schermafbeelding: Als A7 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+d dan kopieer je de cel A6

Tip 2 Kopieer de cel links van huidige cel

Vrijwel vergelijkbaar: dat kan ook met de cel links van de actieve cel met de sneltoets Ctrl+r.

Schermafbeelding: Als B2 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+2 wordt cel A2 gekopieerd.

Tip 3 Snel naar de onderkant gaan

Je hebt een (lange) lijst en wilt snel naar de onderkant. Hiervoor is een sneltoets Ctrl+↓.
Voorwaarde is dat de kolom geen lege cellen bevat, want anders ga je met deze sneltoets naar de cel bóven de eerste lege cel. Je moet het dan enkele keren herhalen.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+omlaag cel A20 selecteren

Tip 4: Snel tot de onderkant selecteren

Als je Shift ingedrukt houdt en dan de pijltoetsen gebruikt, selecteer je de cellen vanaf het startpunt.
Combineer je deze tip met de vorige: met Ctrl+Shift+↓ selecteer je vanaf de startcel tot de onderkant. Dit werkt ook als je bijvoorbeeld met =SOM( zo’n bereik wilt selecteren.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+Shift+ omlaag cel A2: A20 selecteren

Tip 5: Kopieer tot de onderkant

In een lange lijst kun je een berekening heel snel naar de andere cellen van de lijst kopiëren als de kolom ervoor ook is gevuld: met een dubbelklik op de vulgreep!

Schermafbeelding: Als er een berekening staat in D2 en de C-kolom ervoor is gevuld tot C20, dan zal dubbelklikken op de vuilgreep de berekening kopiëren tot en met D20

Tip 6: Combineertip

De vorige tip is handig, maar soms moet je het naar beneden kopiëren en is de kolom ervoor niet (helemaal) gevuld. Dan werkt dat niet!

Schermafbeelding waarbij in de kolom ervoor lege cellen staan: dan werkt dubbelklikken op de vulgreep niet

Daarom een workaround.

  • ① Ga naar de onderkant van de lijst in een andere wél helemaal gevulde kolom (sneltoets: Ctrl+↓).
  • ② Ga vervolgens in dezelfde rij naar de kolom waarvan je de inhoud wilt kopiëren.
  • ③ Gebruik de sneltoets Ctrl+Shift+↑ om te selecteren tot en met de cel die je wilt kopiëren.
  • ④ Gebruik de sneltoets Ctrl+d om de inhoud van de bovenste cel te kopiëren naar de andere geselecteerde cellen.

Schermafbeelding van de beschreven stappen

Tip 7: Snel navigeren naar een ander werkblad

Zeker als er veel werkbladen in een bestand zijn is dit een handige tip.

  • Klik met de rechtermuisknop op de navigatieknoppen bij de werkbladen.
  • Kies het werkblad waar je naar toe wilt gaan en OK (of dubbelklik erop).

Schermafbeelding waarbij met de rknop geklikt wordt op de navegiatieknoppen rechts van de werkbladen. je krijgt dan een venster met alle werkbladen.

Tip 8: Gebruik de (nieuwe) navigatie

Sinds een tijdje heeft Excel ook een handige navigatiemogelijkheid in het menu Beeld [View].
Schermafbeelding met de beschreven stappen

  • Kies Beeld > Navigatie ①.
  • Je hebt nu een overzicht van alle werkbladen ② en klikt op het blad waar je heen wilt.
  • Via de rechtermuisknop kun je een blad een andere naam geven, verbergen en verwijderen ③.
  • Via de driehoek kun je elementen zien op een blad, zoals bereiken, tabellen en namen en grafieken ④.

Tip 9: Draai de instelling om met Ctrl

Slepen met de linkermuisknop kan ook met Ctrl ingedrukt. Vaak wordt er dan net een andere actie uitgevoerd.
In tip 5 heb je gezien hoe je met de vulgreep gegevens kunt doorvoeren door te slepen. Wat er dan gebeurt is afhankelijk van de celinhoud. Tekst, getallen en berekeningen worden gekopieerd, van een datum wordt een reeks gemaakt en van speciale teksten ook.
Met Ctrl draai je dit om!

Schermafbeelding wat er gebeurt bij slepen met de linkermuisknop en wat er gebeurt als dan ook de Ctrl-toets wordt ingedrukt.

  • Zet de muis op het blokje: wacht tot je een zwarte plus ziet! ①
  • Dit is de standaardmanier zonder ctrl ②.
  • Sleep met Ctrl ingedrukt met de linkermuisknop ③.
    De situatie wordt omgedraaid bij getallen, datums en ‘bekende’ teksten!

Tip 10: Doorvoeren met de rechtermuisknop

Aanvullend op de tip hierboven: je kunt ook slepen met de rechtermuisknop. Excel maakt dan geen keuze voor wat je gaat doen, maar je kiest zelf uit een menu.

Schermafbeelding van verschillende menu's als er gesleept wordt met de rechtermuisknop in plaats van met links.